Elementos para la selección de los métodos de registro
Para el establecimiento de un método de registro de tipo manual o de cualquier otro tipo debemos tener en cuenta que estos métodos son parte integrante del sistema de información de la entidad.
Considerando que la administración consiste en la conducción de grupos humanos hacia el logro de objetivos específicos, ésta «podrá eficientar sus procesos de toma de decisión, mediante la recepción, transformación y exportación de información». «Por ello se dice que la información es el elemento indispensable para la toma de decisiones, es la que hace posible que las decisiones sean fundadas y razonadas y no se dejen al libre albedrío de los directores, a su corazonada, intuición, adivinación o suerte.»‘
Se definen los sistemas de información como aquellos que se encargan de «recibir datos o información, donde éstos son analizados, evaluados, comprobados y procesados, para convertirlos en decisiones encaminadas al logro de los objetivos de la organización, mismos que a su vez se convierten en información» .
Recordemos que la utilidad como característica de la información financiera consiste en satisfacer las necesidades de información de cada entidad particular, si consideramos que en nuestro país, como en cualquier otro país del mundo, encontramos empresas micro, pequeñas, medianas y grandes, es preciso que al seleccionar los métodos de registro que forman parte del sistema de información no perdamos de vista que éstos deben ser rentables para la entidad; esto quiere decir que tenemos que considerar la relación costo-beneficio del sistema y de los métodos de contabilidad y registro.
Para determinar la relación costo-beneficio hay que considerar dos aspectos importantes: la utilidad y el costo de la información.
La utilidad está en función del grado de necesidad, y la oportunidad, es decir, que llegue a tiempo para la toma de decisiones, y además que sea adecuada.
«El costo está en función de la exactitud y del tiempo de obtención de la misma.»
Tamaño de la entidad
Al determinar el método de registro a implantar, resulta elemental no perder de vista la magnitud de la empresa, ya que para una micro empresa no es recomendable un método computacional, toda vez que el costo del mismo (aun los más económicos) resultaría excesivo, además de los importes que maneja y las operaciones realizadas por este tipo de empresas, lo mejor sería establecer métodos manuales sencillos que además de económicos proporcionen información adecuada para los dueños.
En caso contrario, para una macro empresa lo lógico es establecer métodos computacionales que agilicen los registros y la presentación de la información.
Características y necesidades de la entidad
Este aspecto está íntimamente relacionado con el anterior, ya que cada entidad tiene características y necesidades distintas, por ello los métodos de registro serán también diferentes.
Tipo y volumen de operaciones
Este elemento también hay que tomarlo en consideración, puesto que hay empresas que realizan al día muchas operaciones de importes pequeños, como un comercio al menudeo, y otras que realizan una operación o dos al día, como una distribuidora de automóviles o una inmobiliaria, pero cuyos montos por transacción son elevados.
Fuente: Apuntes de Contabilidad II de la Unideg
