Elementos para su selección

En la selección del equipo de cómputo para implantar el método electrónico, debemos tener presente como siempre la característica de utilidad de la información financiera, ya que en la actualidad tanto el hardware como el software que fabrican las distintas compañías que se dedican al ramo brindan una serie de ventajas tanto en capacidad de almacenamiento de datos (memoria), como la rapidez y la posibilidad de expansión; es de vital importancia que el equipo de cómputo y los programas posibiliten su adaptación a los nuevos adelantos tecnológicos para no quedar en la obsolescencia y, desde luego, considerar el costo de los mismos.

Versión seleccionada

Tal y como lo comentamos en el punto anterior, la versión del programa de computación para contabilidad debería ser en primera instancia la más actualizada, pero desde luego es conveniente adquirir aquel que mejor permita satisfacer las necesidades de información financiera dentro de las posibilidades financieras de la entidad, ya que no resultaría lógico ni práctico adquirir lo último en paquetería o en un paquete que incluya el mercado por ejemplo, controles de inventarios, facturación, cuentas por cobrar y por pagar, nóminas, contabilidad, etcétera, si la entidad que requiere es una pequeña o mediana empresa que no emplee todo este tipo de información de manera continua para la toma de decisiones, el costo de tal software sobrepasaría los beneficios reportados.

Lo mismo ocurre en caso contrario, una gran empresa no puede darse el lujo de implantar tan sólo un programa de contabilidad, cuando lo que le es menester para satisfacer sus necesidades de información financiera, es una serie de paquetes o paquetería que le permitan preparar informes de costos, producción y nómina para cientos o quizá miles de empleados.

Programas de contabilidad

Normalmente, el software para contabilidad es comercializado en módulos independientes, cada uno de estos módulos está destinado a controlar una sección específica de la contabilidad.

Por ejemplo, paquetes para diario general, mayor general, auxiliares, pólizas, estados financieros; otros para cuentas por cobrar y cuentas por pagar: otros más para inventarios o nóminas, etcétera, dispone también de otros módulos para actividades o funciones específicas tales como facturación, producción, órdenes de producción, control de activos fijos y otros usos administrativos.

Se recomienda, dentro de lo posible, que las empresas integren varios de estos módulos para eficientar su sistema de información financiera.

Es importante señalar que cada fabricante procura incorporar en sus equipos ventajas sobre los de sus competidores, y que dependiendo del software adquirido, serán su uso y los beneficios que brinde; sin embargo, conviene decir que en términos generales los paquetes de contabilidad, cualquiera que sea la marca, son muy fáciles de usar, ya que todos ellos proporcionan paso a paso las instrucciones necesarias para su uso, mediante un menú principal y una serie de menús que guían al usuario en el uso adecuado de tales paquetes.

Nosotros presentaremos un modelo de paquete de contabilidad que nos permita conocer en términos generales los elementos que lo componen.

Ventajas y desventajas

Una de las principales ventajas del método electrónico es la velocidad en el registro, proceso y obtención de la información financiera: requerimientos indispensables en la época actual para una adecuada y sobre todo oportuna toma de decisiones.

Una ventaja de los métodos de registro electrónicos que usan la computadora es que en la actualidad esta herramienta y sobre todo su uso son cotidianos desde los estudios de primaria; lo que aunado a la sencillez con que ha sido diseñada la paquetería, confieren a los métodos de registro electrónico un papel preponderante en las prácticas de contabilidad financiera de la actualidad.

Fuente: Apuntes de Contabilidad II de la Unideg