Procedimiento de inventarios perpetuos

Al estudiar el procedimiento analítico, hacíamos énfasis en el hecho de que las empresas que venden artículos en grandes volúmenes y cuyo costo no puede ser fácilmente cotejado al momento de celebrar la transacción, emplean para su registro tal procedimiento pormenorizado o de inventarios periódicos.

En cambio, en empresas que venden un número reducid o de artículos con precios relativamente altos, esta consulta es posible al realizarse la enajenación, y además permite llevar control contable individual de los diversos artículos que venden, mediante el uso de tarjetas auxiliares de almacén, las cuales proporcionarán en cualquier momento el importe de las unidades en existencia, mismas que deberán ser iguales a las re porta-das por la contabilidad en su cuenta de mayor que controla las existencias, es decir, pueden conocer el importe del inventario final de mercancías.

Cuando se emplea el procedimiento de inventarios perpetuos, auxiliado por tarjetas de almacén, al momento de efectuar una compra, se le da entrada al almacén, se lleva a cabo su registro en la tarjeta del artículo y se le contabiliza a nivel de mayor. Cuando se realiza una venta, se le da salida del almacén, se opera la disminución en la tarjeta auxiliar y se contabiliza en el mayor.

De lo anterior, se puede entrever que, cuando se emplea este procedimiento, es posible conocer tanto el número de artículos en existencia, como su costo, ya que disponemos de una cuenta que controle las mercancías, así como de tarjetas que nos permiten cotejar los datos obtenidos del mayor.

El uso de este procedimiento viene a subsanar las desventajas fundamentales de los procedimientos global y analítico, en lo referente al conocimiento del importe del inventario final y del costo de ventas, así como la posibilidad de detectar robos, malos manejos, extravíos o errores en el manejo de los inventarios, toda vez que se puede comparar la existencia física derivada de la toma del inventario, contra los registros contables qué los controlan.

Como se observa, utilizar este procedimiento no implica que no se deban practicar recuentos físicos, sino que así se dispone de información que permite verificar el adecuado manejo de los artículos en el almacén contra los registros contables.

Una ventaja adicional es que podemos conocer en cualquier momento el importe de la utilidad en ventas o bruta, para lo cual sólo tendremos que enfrentar el saldo de las cuentas de ventas (ingresos) contra la de costos de ventas.

Ese procedimiento consiste en registrar las operaciones de compra venta de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el importe de las existencias de mercancías, o sea, el inventario final, el importe del costo de ventas y el importe de las ventas netas.

Para lograr lo anterior, se consideran las mercancías desde el punto de vista de los enfoques de activo y de resultados, como a continuación se explica.

Tomando en consideración que se necesita conocer el importe de la existencia de mercancías (inventario final), se consideran desde la óptica del activo, por lo que se registrarán en una cuenta las entradas y salidas de mercancías al y del almacén valuadas a precio de costo, esta cuenta recibe el nombre de almacén.

Como necesitamos conocer también el importe del costo de las mercancías vendidas, desde el punto de vista de las cuentas de resultados, se utiliza una cuenta de estas características, donde registraremos el precio de costo de cada artículo devuelto por los clientes.

Esta cuenta se denomina costo de ventas y, por último, ya que es necesario conocer el importe de las ventas de mercancías a precio de venta, empleando el enfoque de las cuentas de resultados, utilizaremos la cuenta de ventas para registrar las mercancías vendidas a los clientes, así como las devoluciones y rebajas, todas estas operaciones a precio de venta.

Llama la atención la situación de que dos de las cuentas se manejan a precio de costo y una de ellas a precio de venta, y que al momento de celebrar una venta o una devolución sobre venta de mercancías, «será necesario registrar un doble asiento: uno a precio de venta y otro a precio de costo», con lo cual lograremos el objetivo planteado de conocer el inventario final, el costo de ventas y las ventas netas.

Lo anterior, que constituye la parte fundamental de este procedimiento, requiere de una explicación, lo más clara posible, misma que permita entender no tan sólo el registro, sino la lógica contable de trasladar hechos reales a los registros.

Recordemos que, cuando vendemos una unidad de mercancía, se incluye una par-te que corresponde a su precio de costo y otra que corresponde al margen de utilidad que la empresa agrega al producto, como ganancia por su actividad comercial. De lo anterior, resulta claro que al vender mercancías, éstas constituyen una salida de almacén, donde las tenemos registradas a precio de costo, por lo tanto, tendremos que registrar en la cuenta de almacén una disminución o abono a precio de costo.

Asimismo, tendremos que registrar en la cuenta de resultados costo de ventas el importe de esa misma cantidad de mercancías vendidas a precio de costo y, por tratarse de una cuenta que registra costos los cuales representan una disminución al capital, éste deberá cargar-se. Por lo que hace a la venta a precio de venta, que incluye, como ya señalamos anterior-mente, el precio de costo más el margen de utilidad, éste se realiza en la cuenta de ventas, mediante un abono, por tratarse de un incremento al capital, con su cargo correspondiente a las cuentas de efectivo o clientes.

Para apreciar de una mejor manera lo anterior, situación que se podrá constatar más adelante, podemos representarlo gráficamente considerando que vendemos una unidad de mercancía en $1 250, la cual tiene un precio de costo de $1 000, esta venta se efectúa de contado.

En el caso de una devolución sobre ventas, la lógica empleada es la misma, con la situación de que los asientos serán en sentido inverso, es decir , un incremento en el almacén, una disminución en el costo de ventas y una disminución en las ventas con su consecuente disminución de efectivo o cuentas por cobrar a clientes.

Tomando los mismos datos del asiento anterior, supongamos que los clientes nos devuelven la mercancía.

Los asientos quedan de la manera siguiente:

Fuente: Apuntes de la materia Contabilidad de Costos de la UNIDEG