Reglas del cargo y del abono
Tomando en consideración los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas:
Se debe cargar:
Cuando aumenta el Activo Cuando disminuye el Pasivo Cuando disminuye el Capital
Se debe abonar:
Cuando disminuye el Activo Cuando aumenta el Pasivo Cuando aumenta el Capital.
Cuentas de Capital o de Resultados. Como puede verse, únicamente se ha explicado el movimiento de la cuenta de Capital, y no el de cada una de las cuentas del Capital o de Resultados, por que éstas no siempre se abren con un abono, ya que todo depende de las operaciones que en ellas se registren.
A continuación se detallan el movimiento y el saldo de las principales cuentas de Capital o de Resultados:
– Gastos de venta
– Gastos de administración
– Gastos y productos financieros
Otros gastos y productos
Las cuentas de Gastos de venta y administración están destinadas únicamente al registro de operaciones que producen disminuciones del Capital, razón por la cual siempre se deben cargar, puesto que, de acuerdo con las reglas instituidas, las disminuciones del Capital se deben cargar; en consecuencia, como únicamente se cargan, su saldo siempre será deudor.
Las cuentas de Gastos y productos financieros y Otros gastos y productos, por estar destinados al registro de operaciones que produzcan, tanto aumentos como disminuciones de Capital, lo mismo se pueden cargar que abonar, segú n la clase de operación que en ellas se registre. Se deben cargar, cuando en ellas se registren disminuciones del Capital, puesto que, de acuerdo con las reglas establecidas, las disminuciones del Capital se deben cargar; en el caso contrario, se deben abonar, es decir, cuando en ellas se registren aumentos del Capital; conforme a lo anterior, su saldo podrá ser deudor o acreedor .
Conclusiones:
1. Las cuentas del Activo empiezan con un cargo, aumentan cargándolas, disminuyen abonándolas, y su saldo es deudor.
2. Las cuentas del Pasivo empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas, y su saldo es acreedor.
3. La cuenta de Capital empieza con un abono, aumenta abonándola, disminuye cargándola, y su saldo por lo regular es acreedor.
4. Las cuentas del Capital o de resultados; Gastos de venta y Gastos de administración, siempre se cargan y, por tanto, su saldo será deudor.
5. Las cuentas del Capital o de resultados: Gastos y productos financieros y Otros gastos y productos, se pueden cargar o abonar y, por tanto, su saldo podrá ser deudor o acreedor.
Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones. Para registrar las operaciones, en primer lugar, se deben analizar, es decir, se debe determinar la variación que sufren las cuentas afectadas y, después, se deben aplicar las reglas del cargo y del abono.
Enseguida se presenta un ejemplo de cómo resolver las operaciones.
Operación. Vendimos mercancías por $ 50 000.00 en efectivo.
Después de la variación de cada cuenta se deben aplicar las reglas del cargo y del abono; ejemplo:
Vea que, primero se anota la cuenta deudora con su cantidad de cargo, y en el siguiente renglón dejando sangría, se anota la cuenta acreedora con su cantidad de abono. A esta forma de registrar una operación se le denomina asiento de Diario.
Modo de expresar correctamente los asientos de diario. Para distinguir la contraposición que 222 guarda la cuenta de cargo con respecto de la de abono, a ésta última se le antepone en forma expresa, no escrita, la preposición «a»; en atención a lo indicado el asiento de Diario anterior se debe expresar así: Caja «a» Mercancías por $ 50 000.00, con lo cual se evita, la mala costumbre, de expresarlo de esta manera: cargo a Caja con abono a Mercancías por $ 50 000.00. En caso de que el asiento de Diario conste de varias cuentas, a cada una de las que aparecen abonadas se les debe anteponer en forma expresa, no escrita, la preposición «a», indicando en cada una de ellas la cantidad correspondiente.
El asiento de Diario anterior, queda registrado en esquemas de Mayor, de esta forma:
Para comprender mejor la formación de asientos, a continuación se presentan varios ejemplos. Operación 1. Compramos mercancías por $ 40 000.00 en efectivo.
Operación 2. Compramos mercancías por $ 30 000.00 a crédito. Análisis de la operación
Análisis de la operación
Operación 3. Compramos mercancías por $ 20 000.00 y suscribimos una letra de cambio a nuestro cargo.
Operación 4. Pagamos con cheque una letra de cambio a nuestro cargo por $ 10 000.00.
Operación 5.
Iniciamos un negocio con los siguientes valores y obligaciones; Caja $ 50 000.00; Mercancías $ 400 000.00; Documentos por cobrar $ 150 000.00; Mobiliario $ 200 000.00; Gastos de instalación $ 50 000.00; Depósitos en garantía $ 60 000.00; Proveedores $ 150 000.00; y Documentos por pagar $ 200.000.00.
Análisis de la operación
Las cuentas de Activo deben empezar por un cargo. Las cuentas de Pasivo deben empezar por un abono.
La diferencia entre el Activo y el Pasivo se debe abonar en la cuenta de Capital.
Operación 6.
Expedimos un cheque por $ 20 000.00, para liquidar a los agentes de ventas el importe de sus comisiones.
Operación 7.
Pagamos en efectivo $ 10 000.00 para liquidar el valor de la renta de las oficinas del presente mes.
Operación 8.
Pagamos en efectivo una letra de cambio a nuestro cargo por $ 50 000.00, sobre la cual nos concedieron una descuento del 2% por pronto pago.
Operación 9.
Un cliente nos pagó en efectivo su cuenta con valor de $ 20 000.00 sobre la cual le concedimos el 3% de descuento.
Operación 10.
Cobramos en efectivo $ 6 000.00 por concepto de dividendos de acciones y valores.
Operación 11.
Compramos mobiliario con valor de $ 50 000.00; en cambio, dimos un escritorio que nos había costado $ 60 000.00.
Operación 12.
El propietario del negocio hizo una nueva aportación de $ 50 000.00 en efectivo.
De los ejemplos que acabamos de presentar, podemos deducir las siguientes observaciones que se aplican a las alteraciones del Balance:
1. A todo aumento del Activo corresponde:
a) Una disminución en el Activo mismo.
b) Un aumento en el Pasivo.
c) Un aumento en el Capital.
2. A toda disminución del Pasivo corresponde:
a) Una disminución en el Activo.
b) Un aumento en el Pasivo mismo.
c) Un aumento en el Capital.
3. A toda disminución del Capital corresponde:
a) Una disminución en el Activo.
b) Un aumento en el Pasivo.
c) Un aumento en el mismo Capital.
Fuente: Apuntes de la materia Contabilidad de Costos de la UNIDEG
