Proceso del control
El proceso del control consta de tres pasos separados y distintos:
– Medición del desempeño
– Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias, si existen.
– Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias medidas correctivas.
Para determinar el desempeño real se requiere poner en marcha un sistema de medición, esto implica responder a dos preguntas ¿qué medimos? y ¿cómo lo medimos?
El ¿cómo medimos? se refiere a los mecanismos a través de los cuales nos dedicamos a obtener la información de la realidad. Cuatro son las fuentes comunes de la información: la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos (Comportamiento organizacional de Robbins).
La observación personal brinda información de primera mano, la cual permite identificar de manera directa la situación de la realidad.
Esta percepción puede ser directa o indirecta, la primera investiga los hechos en el mismo momento en que acontecen (ver cómo trabajan las personas) y la segunda percibe los efectos o consecuencias de una acción (observa el lugar de trabajo sin la presencia de las personas).
La observación personal nos permite formar un juicio sin la interferencia de terceras personas.
Los informes estadísticos son en la actualidad uno de los medios de mayor importancia. Estos indicadores retratan la realidad con objetividad numérica.
Cabe destacar que si bien son una contribución importante para conocer la realidad, existen indicadores no cuantificables, como la motivación, el estado de ánimo, el compromiso con el trabajo, etc., estas variables cualitativas no admiten cuantificación y por ello no son parte menos importante de una situación.
Los informes orales refieren a uno de los medios más comunes que dan a conocer la realidad sobre la manifestación de las opiniones de otras personas.
La ventaja de este medio es su inevitable uso, ya que las personas recurren a su utilización en forma generalizada.
Una parte significativa del tiempo de los administradores la dedican a escuchar a otras personas, el convocar a juntas de intercambio de información o realizar llamadas telefónicas, etc.
Por medio de los informes orales podemos captar la intencionalidad de las otras personas.
Informes escritos. Esta modalidad se fundamenta en la necesidad de documentar datos que se consideran relevantes. El guardar una memoria de sucesos, acontecimientos y de su posible interpretación.
Un documento plasmado en papel o por correo electrónico tiene como ventaja su difusión simultánea a numerosas personas y el valor de la constancia o permanencia, porque mientras no se destruya quedará como una evidencia documental.
Estos medios enumerados son utilizados para distintas situaciones y aun tiempo pueden complementarse para tener una mayor «objetividad» de la realidad. El estilo o la personalidad directiva prefiere generalmente el uso de una sobre las demás opciones o medios de información.
Fuente: Apuntes de la materia de Administración I / Unideg
