Procedimiento de análisis y presentación de datos en la administración pública

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El análisis de la información recopilada consiste en depurar, es decir, separar o dividir aquellos datos que nos van a servir para integrarlos en los manuales.

Dentro del proceso de análisis se pueden seguir los siguientes pasos:

– Conocer el hecho o la situación que se analiza.
– Describir tal hecho o situación.
– Descomponerlo con el fin de conocer todos sus detalles y aspectos.
– Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.
– Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías y discrepancias con otros hechos.
-Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada y por sí solos, sino que son también producto de las circunstancias del medio circundante.
– Identificar y explicar las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlas, esto es, formular un diagnóstico de la situación.

Es importante también que antes de seguir este procedimiento de análisis seagrupe la información, o en otras palabras, se clasifique por áreas: objetivos, estructura orgánica, normas y políticas administrat ivas, funciones y operaciones, instrumentos jurídico-administrativos, equipo y ambiente laboral, relaciones de trabajo.

Para la presentación de la información es importante considerar lo siguiente:

–La redacción. Se debe tomar en cuenta a quiénes se va a dirigir el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible.
– La elaboradión de diagramas. Aquí es donde se utilizan las técnicas de elaboraciónde organogramas, de diagramas de flujo, de distribución del trabajo y del espacio, etcétera.
–El formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea fácil de leer,consultar, estudiar y conservar. El formato depende de las finalidades del tipo de material que contengan los manuales.