El almacenamiento de datos
Access nos proporciona una serie de objetos para trabajar con el almacenamiento de datos, las cajas de texto, los cuadros combinados (Combo boxes) y los cuadros de lista (list boxes). Como estos son controles que ya conocimos en el curso anterior, nos limitaremos a decir que estos 3 elementos nos permiten almacenar información de datos y representar su contenido en un formulario.
Así como cualquier objeto en el formulario (excepto las etiquetas), estos objetos tienen eventos asociados, el más común para ellos es el evento “después de actualizar”, ya que podemos evaluar el nuevo valor del campo y determinar acciones. Veamos ahora como podemos utilizar una caja combinada para almacenar la información de la ciudad del cliente en nuestro formulario, recordemos que el dato de la ciudad esta relacionada con la tabla ciudades por medio del campo Id Ciudad.
Agrega un cuadro combinado al formulario, te acompañare para seguir los pasos del asistente, si no aparece el asistente borra el cuadro y asegúrate de tener seleccionado el botón con la varita mágica en la barra de herramientas para el diseño.
Para agregar el cuadro, selecciónalo de la barra de herramientas y dibuja en el formulario el control, para esto debes recordar que puedes soltar, arrastrar y dimensionar. En la primera pantalla del asistente, te pregunta ¿Cómo el control obtendrá los datos?, Selecciona la opción en donde el cuadro combinado seleccione los valores de una tabla o consulta, si, la primera opción de las 3 disponibles, después presiona el botón de siguiente.
Y como seleccionaste la opción de buscar valores en una tabla o consulta, ahora debes seleccionar la tabla a la cual esta relacionada la información, no pierdas de vista que es la tabla ciudades. El siguiente paso es… adivinaste presionar el botón siguiente.
Hasta este momento ya le dijiste al asistente que vas a relacionar información de una tabla externa y ya le dijiste de cual tabla, ahora debes indicarle cual es la información que deseas ver de la tabla de clientes cada vez que despliegues la lista de valores del cuadro combinado, puedes seleccionar todos los campos disponibles de la tabla, pero te recomiendo que solo muestres la información necesaria, en este caso solo agregaremos los campos Id Ciudad y ciudad, asumiremos que el usuario conoce el estado.
Cuando seleccionas el campo llave junto con otro u otros campos, el asistente te sugiere ocultar la columna clave, es recomendable hacerlo para que el usuario final solo vea el dato relacionado y que significa algo para él. Así como lo hiciste en el curso pasado, cambia el ancho de la columna hasta tener el tamaño adecuado para ver la información de las ciudades. Definitivamente, el siguiente paso es presionar el botón siguiente.
En la siguiente pantalla, el asistente te presenta 2 opciones, una para recordar el valor y utilizarlo más tarde, la otra opción es almacenar e l valor en algún campo. Toma la segunda opción y selecciona de la lista desplegable el campo de Id Ciudad, que es el campo relacionado en ambas tablas, esta es una de las funciones de las relaciones.
Por último, asigna el título para la etiqueta y presiona el botón finalizar. De esta manera, tenemos ya un dato relacionado de otra tabla. Veamos ahora como se vería nuestro formulario y nota como se despliega la información en el campo ciudad.
Cuando despliegas la lista de los valores del campo ciudad, el formulario te muestra todos los datos que están almacenados en la tabla de ciudades. También puedes seleccionar el valor escribiendo la primera o primeras letras del campo, Access realiza una comparación y te muestra los datos que coinciden con la información que vas capturando. De esta forma si escribes el carácter “c”, Access te sugerirá que la ciudad es Celaya. Haz la prueba.
El cuadro lista es muy similar al cuadro combinado, la diferencia es que el combinado muestra la información en un solo campo y solo se puede ver un dato, la lista muestra todos los datos y el valor aparece sombreado. De hecho el asistente para ambos requiere la misma información para crear a ambos elementos.
Nota: Te recomiendo que después de agregar tus cuadros lista o combinados, cambies el nombre del botón por el nombre del campo al que esta relacionado, ya que Access asigna nombres automáticamente y si quieres hacer referencia a estos objetos se te complicara estar buscando sus nombres.
Fuente: Apuntes de Base de datos de la UNIDEG
