Estableciendo acciones
Definitivamente los formularios no solo están compuestos de campos para almacenar información, pero existen en los formularios otros elementos importantes, claro que me refiero a los botones de comandos, los cuales nos permiten grabar, cambiar y borrar información, también nos sirven para desplazarnos a través de registros, pero esto no es todo, existe una gran variedad de acciones que podemos realizar con estos objetos. En este curso veremos solo algunos de estas funciones.
Un botón de comando es un objeto de un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, puede crear un botón de comando que abra otro formulario o puede usar botones para desplazarse entre registros.
– Exploración de registros.
– Operaciones con registros.
– Operaciones con formularios.
– Operaciones con informes.
– Aplicación.
– Otras.
Existen 33 acciones predefinidas repartidas en estas 6 categorías. Por ahora solo veremos una muestra del asistente para botones de comando y posteriormente revisaremos las opciones que nos serán útiles.
En nuestra aplicación Acme crearemos los botones que de la barra de desplazamiento que suprimimos anteriormente y crearemos una serie de botones que nos permitan agregar un nuevo registro, guardar la información del mismo, cancelar la edición de datos y eliminar un registro completo.
Comenzaremos creando los botones de desplazamiento, para esto seleccionaremos de la barra de herramientas el botón de comandos y lo dibujaremos en la parte inferior de nuestro formulario, aparece el asistente que nos pide seleccionar alguna categoría, seleccionemos la de exploración de registros, esto se puede observar en la imagen anterior y después elijamos la opción de “Ir al primer registro”.
En la siguiente pantalla debemos elegir si queremos establecer un texto para el botón o usaremos alguna imagen, Access nos muestra una lista de iconos que pueden aplicar a esta acción, pero no estamos limitados a usar solo los que nos muestra el asistente, podemos ver una lista completa de iconos si activamos la casilla de verificación “Mostrar todas las imágenes”. Si quisiéramos no usar imágenes, cambiemos el selector de opción a “Texto” y escribamos en el campo el titulo del botón que queramos aparezca en él, para este botón dejemos la imagen que nos sugiere el asistente. La pantalla es la siguiente.
Por ultimo nos pide que asignemos un nombre para el botón.
Es importante mencionar que en los botones el asignar el nombre es el nombre del botón tal y como lo conoceremos en los objetos de Access y con este nombre podemos hacer referencia a él. Esto es diferente que con los cuadros de texto, lista y combinados, que piden al final asignar un título a la etiqueta que estará junto a ellos y debemos nosotros mismos cambiar el nombre asignado por el asistente.
Asignemos para este botón el nombre de CmdPrimero y agreguemos botones para las acciones de Ir al registro anterior, ir al registro siguiente e Ir al último registro, asignemos los nombres de CmdAnterior, CmdSiguiente y CmdUltimo a cada botón según el orden. Con esto logramos la funcionalidad de la barra de desplazamiento, pero con la gran diferencia que estos botones son más grandes y fáciles de identificar.
En muchas ocasiones el usuario necesitara buscar información de algún registro especifico de un formulario, para realizar esto, Access nos proporciona un botón de buscar el cual trabaja de manera muy efectiva, porque nos proporciona una pantalla en donde podemos especificar el dato o parte de el para que realice la búsqueda.
Al presionar el botón cuando la pantalla esta en ejecución nos presenta una pantalla exactamente igual a la que vimos en el capítulo 2 y la cual ya explicamos en ese mismo capítulo su funcionamiento, revísala si tienes alguna duda de su funcionamiento. Demos al botón el nombre de CmdBuscar.
Al terminar de asignar los botones tendremos una pantalla como se muestra a continuación.
Es importante agregar botones que nos permitan controlar el guardar, Cancelar o eliminar un registro. Los botones que agregaremos son los de Nuevo, Guardar, Cancelar y Borrar. Expliquemos la función que tendrá cada uno de ellos:
– Nuevo. Nos permitirá agregar un nuevo registro en blanco para introducir la información.
– Guardar. Cuando hayamos introducido la información, este botón enviara la información a la tabla del origen de datos del formulario.
– Cancelar. Con esta opción podremos deshacer cualquier cambio que hayamos hecho a la información de un registro antes de guardar.
– Borrar. Elimina un registro completo. Es importante comentar en este punto la importancia de haber definido en nuestras relaciones la propiedad de eliminar en cascada, ya que cuando eliminemos algún registro, también se eliminara la información que tenga relación con esta. Por ejemplo si borramos una factura, automáticamente se borrara la información de los detalles de la factura y no quedaran registros huérfanos que no estén relacionados.
– Salir. Todo formulario debe tener un botón para salir. El fundamento estaría de más.
Para agregar estos botones, al insertar nuestro botón en el formulario, debemos seleccionar la categoría de “Operaciones con registros” para nuestro 4 primeros botones y “operaciones con formularios” para el último. Seleccionemos las acciones de “Agrega nuevo registro”, “Guardar registro”,”Deshacer registro”, “Borrar registro”, y “Cerrar formulario” asignemos los nombres de CmdAgregar, CmdGuardar, CmdDeshacer, CmdBorrar y CmdCerrar
respectivamente. Dejemos los iconos sugeridos por el asistente. El formulario debe tener la siguiente apariencia.
Con esto estaríamos ya en posibilidad de usar nuestra pantalla de facturación, pero veamos el siguiente tema en donde te daré algunas sugerencias para hacer más funcional tu pantalla.
Fuente: Apuntes de Base de datos de la UNIDEG
