Formas de consultar: diseño y SQL
Consulta es la herramienta que permite extraer información proveniente de una o varias tablas en una base de datos.
Al revisar el contenido del curso anterior de Office (Access), me di cuenta que la información acerca de las consultas impartida, fue gratamente completa.
Esto no significa que no exista tema para este capítulo, solo significa que nos detendremos muy poco en revisar el funcionamiento de las consultas y nos enfocaremos principalmente a agregar funcionalidad a ellas.
Si tienes dudas en el tema de consultas, regresa a la antología del curso Office (Access), la información realmente es muy completa.
En Access los datos son almacenados en tablas, las consultas simples generalmente ordenan información de un campo en una sola tabla. Algunas consultas más complejas ordenan información por uno o más campos usando varias tablas, esto es posible gracias al modelo relacional de una base de datos. Las consultas de datos pueden ser usadas como fuente de datos de formularios e informes.
Revisemos ahora al generador de consultas, también conocido como QBE Query By Example (Consulta por Ejemplo). Esta herramienta es muy práctica, ya que es una interfaz gráfica formada por 2 secciones, la primera sección está en la mitad superior del generador y nos muestra las tablas y sus relaciones.
La segunda sección es la mitad inferior y nos muestra los campos de las tablas y los criterios por los cuales los datos serán consultados.
Cuando se tiene una consulta muy compleja, se puede partir la consulta y realizar consultas más simples, las cuales se usan para generar consultas complejas.
Como todos los recursos en la informática esta herramienta también tiene algunas limitaciones. La siguiente lista muestra algunas de las limitaciones del QBE.
– El máximo número de tablas para una consulta es 32.
– El número máximo de campos que puedes incluir en un a consulta es de 255.
– El tamaño máximo para contener información en una consulta es 1 gigabyte. Esto se refiere a la información recuperada de las tablas.
– El máximo número de campos ordenados en una consulta es de 10.
– El número máximo de consultas que puedes agregar a una consulta como origen de datos es de 50.
– El número máximo de caracteres en una celda (campo, tabla, criterio, etc) del QBE es de 1024.
– El máximo número de uniones AND (Y) en un criterio es de 40.
– El número máximo de caracteres en una consulta de tipo SQL es de 64,000.
– El número máximo de caracteres para definir un pará metro es de 255.
Como puedes ver no hay de que preocuparse, ya que los limites para una consulta son muy amplios y sinceramente en los años que tengo de desarrollar en Access ni remotamente me he acercado a estos límites. Pero si por alguna razón sobrepasas estos límites será momento para que migres a otra herramienta Microsoft, el SQL server.
Access nos proporciona otra forma de realizar consultas y es con el editor de SQL integrado en el generador de consultas. El SQL es un lenguaje para generar consultas siguiendo ciertas reglas del lenguaje. Tu puedes acceder al editor por medio del botón tipo de consulta y seleccionando la opción “SQL Vista SQL”.
Definitivamente el QBE es la mejor forma de consultar a las tablas de nuestra base de datos, ya que tenemos una referencia gráfica de la forma en que construimos una consulta. Te recomiendo que para generar tus consultas uses la vista diseño.
Para continuar con la creación de elementos en nuestra aplicación, generemos una consulta sencilla para obtener a los clientes de nuestro sistema de facturación Acme ordenados por nombre.
En los objetos del administrador de bases de datos seleccionemos la sección de consultas. Agreguemos una nueva consulta en vista diseño. Agreguemos la tabla Clientes y en los campos, seleccionemos los campos: IdCliente, Nombre cliente, Dirección, Colonia y Saldo de la consulta, estableceremos un orden Ascendente para el campo Nombre_cliente la consulta se verá de la siguiente forma.
Agreguemos una tabla más a la consulta, la tabla será la de ciudades e insertaremos un campo más entre el campo colonia y saldo. Para insertar un campo debemos seleccionar la columna que deseamos quede a la derecha del campo a insertar y después presionar la tecla Insert del teclado, esto nos agregara una columna en blanco. Para eliminar cualquier columna seleccionamos la columna y presionamos la tecla Supr del teclado.
Observa que al agregar la tabla ciudades Access nos presenta el tipo de relación entre ambas tablas, la relación es de una a muchos. Seleccionemos en la nueva columna el campo ciudad.
Prueba el resultado de la consulta revisando que efectivamente el campo nombre_cliente este ordenado de manera Ascendente. Regresa al modo diseño de la consulta y graba la consulta con el nombre de Con_Clientes, esta consulta la usaremos más tarde para generar el catálogo de clientes de nuestro sistema de facturación y será la referencia para crear los catálogos de las tablas Categorías, Ciudades, Proveedores y Usuarios. La consulta quedaría de la siguiente forma
Fuente: Apuntes de Base de datos de la UNIDEG
