Propiedad origen del registro de los informes
Me atrevería a decir que los Informes son formularios en modo de solo lectura y sin botones de comando, pero en general se adaptan al mismo esquema de trabajo. Tal vez esta apreciación personal me ayuda a identificar de una manera análoga a las secciones de un Informe.
Puedes o no estar de acuerdo conmigo, pero en los informes también tenemos cuadros de texto vinculados a campos de tablas o consultas, tenemos encabezado, detalle y pie de informe, además de eventos para secciones y para campos.
Si tengo que aceptar que exageré un poco con la comparación, ya que en los formularios tenemos adicionalmente las secciones de encabezado y pie de página.
Debo nuevamente de comentar que revise detalladamente la información referente a los informes en la antología de Office (Access) y me encontré que también está lo suficientemente completa como para detenernos muy poco a conocer los tipos y formas de hacer un informe y de esta forma nos enfocaremos a conocer algunos aspectos que nos serán de utilidad para darle a estos un enfoque más práctico. Y no perdamos más tiempo, veamos ahora las propiedades de las secciones.
Comenzare diciendo que las propiedades de los objetos de Access son configurables y dicho esto te diré que también el informe tiene propiedades, así como cada una de las secciones que lo forman.
Una de los problemas más comunes a los que nos enfrentamos al estar realizando informes es el siguiente.
Supongamos que quieres proporcionar a tus usuarios un listado de clientes y quieres que este listado se presente ordenado de diferentes formas, por clave de cliente o por el nombre del cliente, trata de pensar un poco ¿Cómo lo realizarías?…
Tal vez llegues a la conclusión de generar 2 consultas, una de ellas con el campo idCliente ordenado y la otra con el campo nombre_cliente ordenado y realizar un reporte para cada una de ellas, después generarías un formulario con 2 botones cada uno presentará el informe correspondiente.
Suponiendo que cada informe tiene tu estilo muy personal de presentar los datos es innegable que dedicaras tiempo a darle una apariencia particular y esto te involucra tiempo ¿Dedicaras el mismo tiempo para los 2 formularios que generes? Te propongo una solución al respecto, Usa un solo informe y solo cambia la propiedad origen del registro asignándole la consulta que deseas y, ¿Cómo haces esto? Es muy fácil, veamos.
Definitivamente tienes que generar las 2 consultas en nuestro caso serán las consultas con clientes que generamos en este mismo capítulo y la cual ya esta ordenada por el campo nombre cliente, ahora en la ventana de bases de datos en la sección de consultas copia y pega esta consulta, al pegarla asígnale el nombre de con clientes_clave, abre la consulta en modo diseño y cambia el campo ordenado por el de IdCliente, esto no te debe llevar mucho tiempo, genera el informe y dale la apariencia que quieras y guárdalo con el nombre Inf clientes. Hasta este punto ya tienes las consultas y un solo informe creado.
Ahora debemos generar el formulario que nos servirá para interactuar con el usuario y en donde el seleccionara si la información se presenta ordenada por clave o por nombre.
En el formulario agrega un objeto de grupo de opciones, este objeto esta en la barra de herramientas al lado derecho del cuadro de texto, aparecerá un asistente que te ayudara a crearlo, las opciones del asistente que debes escoger son: 2 Nombres de etiquetas una con “Por clave” y la otra con “Por nombre”.
En la opción predeterminada déjala como esta y pasa a la siguiente pantalla, los valores que tendrán cada una de las opciones son sugeridos por el asistente, dejémoslo como esta y pasemos a la siguiente pantalla, el tipo de botones determina la forma que vera el usuario las opciones, también dejémosla como esta y por último el titulo debe ser “Informe ordenado por”, abre las propiedades del marco y cambia el nombre de este y asígnale el nombre de “opción”
Importante.
En un grupo de opciones los elementos del grupo están subordinados al cuadro que los contiene y quien maneja los valores de las opciones es el cuadro. Así que se tiene que evaluar el valor del cuadro para saber la opción seleccionada.
Agrega un botón al formulario que abra un informe, la categoría es “operaciones con informes” y la Acción es “vista previa del informe”. Guarda el formulario con el nombre de Inf Clientes.
Por último, abre el informe en vista diseño y después en las propiedades del informe selecciona el evento “al abrir” y genera código para este evento, la instrucción que se agregara es la siguiente:
If [forms]![Inf_clientes]![opcion]=1 then
Me.RecordSource=”Con_clientes_clave”
Else
Me.RecordSource=”Con_clientes_clave”
Endif
Cerremos la ventana de código del evento, guarde su informe y abra el formulario Inf_clientes en la vista para que probemos nuestra creación.
Al seleccionar la primera opción en el formulario obtendremos el siguiente informe.
Al seleccionar la segunda opción tendremos.
Fuente: Apuntes de Base de datos de la UNIDEG
