Otros aspectos de especial interés en las compras
La revisión de los principales puntos de control requiere ahora ser complementada con ciertos aspectos que se consideran importantes a la luz de pretender alcanzar un control efectivo en el ciclo de compras.
Situación Organizacional El primer aspecto de impor tancia es el relativo a la situación organizacional de la función de compras, para lo cu al habrá que reconocer que el volumen e importancia de la mercancía comprada determinarán qué es lo mas Importante de la función de compras y su efecto en la citada posición organizacional de aquí nace la duda de si el grupo de compras ha sido colocado adecuadamente en el nivel de organización que le corresponde.
En una situación típica de una organización, es conveniente ubicar al jefe del grupo de compras a un nivel de vicepresidencia que deberá estar relacionada con todos los componentes operativos de la organización.
En otro orden, el jefe de compras deberá ser una persona de alto nivel que sea capaz de lograr para su grupo un grado de independencia y posición, y unas relaciones humanas efectivas con los demás miembros del grupo gerencial. Además, las responsabilidades del grupo de compras no incluyen actividades colaterales como recepción, almacenes y pagos.
Centralización contra Descentralización. Otro problema organizacional es el relativo a si la función de compras debe ser centralizada a un nivel corporativo o, por contra, si puede ser delegada a niveles de operación de subsidiarias,divisiones, u otros centros de utilidades que pudieran tener sus propias actividades de compras; y aun existe otra posibilidad más y es si el personal de compras puede estar físicamente localizado a niveles bajos pero organizacionalmente deba responder en forma directa al grupo central de compras.
En un alto grado la respuesta depende de toda la imagen general que tenga la organización con respecto a la descentralización.
Sí se trata de una organización centralista, lógicamente las compras serán centralizadas, pero si la organización está fuertemente orientada hacia los centros de utilidades la expectativa es que se encontrarán grupos separados de compras para cada uno de sus centros, en estos casos puede ser muy saludable el recomendar establecer un grupo centralizado de compras que desarrolle y administre cierto tipo de políticas para controlar estas actividades.
Además de que puede establecer un centro de desarrollo y lograr determinadas especialidades y experiencias; y también, no hay que pasar por alto, que en muchas situaciones existe la necesidad de que haya una coordinación o control central sobre cierto tipo de procuraciones que son básicas para la organización.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
