Técnicas de control
Con poca diferencia, todos los procesos administrativos y las técnicas concretas están relacionadas, directa o indirectamente, con el control, la función de planeación establece los objetivos y los planes.
La función de organización fija la estructura organizacional, la dirección y la comunicación dan vida al proceso de control. El resultado viene a ser una gran variedad de técnicas de control.
A continuación presentaremos dos opciones para clasificar las técnicas de control.
La primera opción, expuesta por el autor, Luthans, dice que existen varias técnicas para controlar los recursos humanos, financieros y materia-les, y que se explica a continuación.
Los planes y pronósticos son dos técnicas particularmente aplicables a los tres tipos de recursos y anteceden a la puesta en práctica de técnicas concretas de control.
A los objetivos, políticas, procedimientos, métodos, etcétera, se les suele llamar planes, aunque es casi imposible separarlos del control.
Por ejemplo la «política» es vital en el control. Se establecen políticas para controles de recursos humanos, financieros y materiales.
Otra técnica muy relacionada con la planeación es el «pronóstico» para determinar el número de personal, la cantidad de dinero necesario para mantener un nivel adecuado de eficiencia y el logro de objetivos y determinar el monto de materiales.
Los pronósticos fuerzan y apoyan a la dirección superior a planear y controlar. Esta técnica es generalmente adecuada para controlar insumos o ayudar a la prealimentación.
Ayuda al administrador a centrar su atención en los insumos importantes para futuras actividades. Por ejemplo, el pronóstico de dinero necesario; de esta manera la administración podrá determinar el periodo en que se requerirán fondos adicionales y contará con el tiempo adecuado para reunir fondos antes de que se presente una crisis financiera.
Recursos humanos
Como una tradición, se ha usado la medición del tra bajo para controlar al personal. Esta técnica se utiliza para establecer normas con respecto al rendimiento del personal.
Se compara el desempeño con las normas y se determina si el empleado las cumple; esta técnica se ha aplicado a personal cuyo trabajo es manual. Pero en años recientes se han establecido normas para gerentes, jefes, supervisores, etcétera.
Otra técnica para control del personal es la evaluación del personal; se han empleado varios enfoques para medir y comparar el desempeño del personal con normas establecidas.
Las variaciones de estas técnicas tradicionales han ido en aumento, y en años recientes la valoración con base en los resultados se usa con mayor frecuencia.
Recursos financieros
De las técnicas tradicionales, las más comunes sonlos presupuestos, que no sólo se aplican a los recursos financieros, sino también al personal y a los materiales. Presupuestar teniendo en cuenta el dinero puede incluir a los ingresos, los costos y los presupuestos en efectivo, y consta de tres pasos básicos:
a) Expresar en unidades monetarias, los resultados de planes anticipados para un periodo futuro.
b) Coordinar estas estimaciones de dinero en el seno de un programa bien equilibrado.
c) Comparar el desempeño real con el programa equilibrado calculado.
Este enfoque del presupuesto es análogo a los elementos básicos de todo proceso de control. Además de los presupuestos se usan otras técnicas para controlar los recursos financieros como por ejemplo, el análisis del punto de equilibrio y las técnicas de valor presente, que sirven para controlar estos recursos.
El análisis de relación o proporción se usa mucho como técnica de control. Se vale de diversas relaciones, como la de comparar los valores presentes de capital con las obligaciones corrientes (relación corriente) con el fin de los recursos financieros de un organismo social.
Recursos materiales
El control de estos recursos se relaciona estrechamente con la función de operaciones de una empresa. Las técnicas por utilizar son sobre inventarios, calidad y programación. Para el control de inventarios se pueden utilizar los sistemas de cantidad de orden económico y de órdenes periódicas.
Por lo que respecta al control de calidad, se emplean gráficas (medidas de alcance y porcentaje de defectos). Las técnicas de programación para el control de materiales incluyen las gráficas de Gantty los modelos de redes CPM, PERT, etcétera.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
