Técnicas de evaluación del control interno
Estudio y evaluación de flujogramas
El estudio y evaluación de flujogramas es llevar en sí a una representación gráfica los procedimientos de operación. Por tal razón son completamente aplicables los comentarios vertidos en el apartado que antecede mismo que, por obviedad, no se repetirá su tratamiento en esta oportunidad.
Estudio y evaluación del sistema de control interno.
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promoverla eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.
Es indiscutible que uno de los aspectos más importantes en la planeación y desarrollo de cualquier tipo de auditoría lo constituye el estudio y evaluación del sistema de control interno.
Existen muchos tratados sobre el tema, los cuales orientan y proporcionan bases filosóficas y técnicas sobre el concepto, naturaleza, objetivos, elementos y enfoques que se deben tomar en cuenta para desarrollar esta fase del trabajo del auditor; tal es el caso de los pronunciamientos emitidos por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos a los que se recomienda acuda el lector para ampliar el estudio del presente tema.
Dentro de los enunciados más relevantes de la referida Comisión sobre la importancia y necesidad del estudio y evaluación del sistema de c ontrol interno, en relación con las normas de auditoría, destaca el siguiente: «El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la norma de ejecución del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecu ado del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que a depositar en él y le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad q ue va a dar a los procedimientos de auditoría»
Para complementar este tema, se recomienda al lector acuda a los boletines 3050 Estudio y Evaluación del Control Interno y 5030 Metodología para el Estudio y Evaluación del Control Interno de la Comisión de Normas y Procedim ientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, IMCP, México, 1996.
Método Descriptivo. Como su nombre lo indica, consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.
Esta descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen; nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad. Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente.
El desarrollo de este método se puede llevar a cabo con apoyo en lo contemplado en el Apéndice B Análisis de Procedimientos de Operaciónpor el Método Descriptivo incluido en este libro.
Método Gráfico. Es aquel que señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares dondese encuentran establecidas las medidas de control para el ejercido de las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentren debilidades de control; aun cuando hay que reconocer que se requiere mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la ela boración de los flujogramas, y habilidad para hacerlos
Método de Cuestionarios. Este método consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control; mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
En lo referente a este método, su empleo es el másgeneralizado en virtud de la rapidez de su aplicación. A efecto de ilustrar al lector con e stas herramientas, en Apéndice D Modelos de Cuestionarios de Control Interno de este libro, se presentan modelos de cuestionarios para la revisión del control interno financiero-con table.
Continuando con el análisis de los tres métodos señalados para el estudio y evaluación del sistema de control interno, en ninguno de ellos se trata, con relativa profundidad, un elemento clave para la operación, administración, c ontrol y marcha de una entidad; elemento sin el cual éstas, sencillamente, no existirían. Este elemento es el humano.
Para cubrir el vacío de revisión señalado en el párafo anterior, se presenta en seguida a la consideración del lector y del profesional de la au ditoría un cuarto método para el estudio y evaluación del sistema de control interno; éste es:
Detección de Funciones Incompatibles. Como su nombr e lo indica, el auditor, con el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones incompatibles del personal involucrado en la operación, administración, control y marcha de la entidad sujeta a auditoría.
En el cuadro de Detección de Funciones Incompatibles de este mismo libro, se presenta un modelo de este tipo de cuestionarios el cual está diividido en cinco secciones o funciones clave contra las que se cruzan otras funciones, las cuales, en caso de ser ejecutadas por la misma persona, darán lugar a una incompatibilidad.
Esto es, en la hoja del cuestionario, en la parte superior derecha, se menciona la función clave y ahí mismo se anotan los nombres de los ejecutantes; a continuación, sobre el lado izquierdo de la hoja están consignadas otras funciones donde se anotarán los nombres de los ejecutantes.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
