Utilidad del archivo documental

Es recomendable que la documentación almacenada en el archivo municipal sea utilizada a través de difundir los documentos que se conservan y promover su consulta.

El archivo que está abierto al público es únicamente el histórico.

Difusión

Las autoridades municipales o el responsable del archivo municipal deberán difundir la importancia y contenido del mismo, para que toda la ciudadanía se interese en conocerlo y consultarlo. Una forma de dar a conocer la riqueza del acervo depositado en el archivo histórico es mediante la publicación de la información que contienen los documentos, en folletos de fácil acceso para toda la población.

Consulta

La organización del archivo histórico tiene como objetivo básico brindar servicio al público; por esta razón, es importante que se promueva la consulta del acervo a toda la ciudadanía. Para ello, el encargado del archivo deberá establecer un sistema de préstamo en la sala únicamente, a efecto de garantizar su buen estado.

Cabe hacer la aclaración que la consulta sólo podrá hacerse al archivo histórico, ya que al administrativo y de concentración sólo tendrán acceso las autoridades y funcionarios municipales, por considerarse de uso oficial.

El sistema de préstamo podrá apoyarse con la elaboración de un reglamento en el que se observen las siguientes normas:

– Toda consulta se realizará en el local del archivo.
– Los usuarios del archivo no tendrán acceso directo a los acervos.
– Los documentos se prestarán con la salvedad de que se devolverán en las mismas condicio nes en que se prestaron.
– No prestar documentos deteriorados o incompletos.
– No fumar, para evitar toda posibilidad de provocar un incendio.
– No introducir alimentos o bebidas al archivo, para evitar la presencia de animales  roedores.