Funciones a desarrollar por una unidad de auditoria administrativa
Las funciones de la auditoría administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organización de una empresa en una unidad o departamento que, por su situación jerárquica, le permita la consecución de sus fines.
El nivel donde deberá quedar la unidad de auditoría administrativa reunirá las características siguientes:
a) Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa de la empresa.
b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea en todo lo relacionado con la dirección, control y coordinación.
c) Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos.
por lo anterior, la unidad de auditoría administrativa deberá ejercer el control superior en lo que se refiere a la eficiencia de las operaciones, midiendo y evaluando resultados.
1. Funciones a desarrollar
1. Investigación constante de planes y objetivos.
2. Estudio de las políticas y sus prácticas.
3. Revisión constante de la estructura orgánica.
4. Estudio constante de las operaciones de la empresa.
5. Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales.
6. Revisión constante del equilibrio de las cargas de trabajo.
7. Revisión de los métodos de control.
Una unidad de auditoria administrativa se estructura de la manera siguiente
1. Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoría administrativa.
Es el encargado de elaborar el «plan de auditoría», y de autorizar los procedimientos y programas de revisión.
Es indispensable que el «auditor supervisor» que ocupe este puesto sea un profesionista de la administración, con suficiente experiencia y capacidad.
2. Auditor por áreas.
Es aquel profesional a quien después de dominar las técnicas de la auditoría administrativa, se le clasifica y se le especializa por áreas de trabajo, de acuerdo con las funciones administrativas más requeridas.
Se le puede clasificar de la manera siguiente:
1. Auditor de alta gerencia.
2. “ de asesoría.
3. “ de personal.
4. “ de producción.
5. “ de almacén.
6. “ de compras.
7. “ de ventas.
8. “ de finanzas.
9. “ de estados financieros.
10. “ de sistemas mecánicos
3. Auditor ayudante.
El encargado de este puesto tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de áreas; en la recopilación de información necesaria, cuando se trata de empresas pequeñas, puede coordinar actividades de planeación y desarrollo del trabajo asignado.
4. Auditor principiante.
Al encargado de este puesto general. mente se le asignan trabajos de rutina; en la práctica a esta persona se le guía y supervisa en el desarrollo de su trabajo.
El grupo de auditoría administrativa debe figurar en el nivel jerárquico de la empresa desde donde pueda operar en forma debida.
Además; puede formar parte de las actividades de gerencia general, contraloría, control administrativo, planeación administrativa, etc.
La función de auditoría puede ser desempeñada por un grupo de especialistas aparte o bien por una unidad.
Es de observancia que la función debe ser lo más independiente que se pueda de la presión de los grupos particulares de la empresa; mientras mayor independencia más eficiente y provechoso será el trabajo; mientras más alto sea el nivel que se le dé, menor oposición encontrará.
La estructura de la organización es un mecanismo proyectado para ayudar a lograr las metas. Lo fundamental para el diseño de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa.
Diseño de la estructura de una unidad de auditoría administrativa
Sin la comprensión general y específica de la situación actual y una buena comprensión de los requerimientos del sistema futuro, la posibilidad de que el sistema propuesto sea bueno se reduce en forma considerable.
Factores que influyen en el tipo de decisión para la estructura más conveniente:
a) Actividad
• Programática. Comprende el tipo de estructura por proyectos o matricial.
• Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional.
• Eventual. Sería un área de apoyo.
b) Temporalidad
• Permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el tipo de estructura adecuada.
• Temporal. Estructura por proyectos o matricial.
c) Ámbito
De acuerdo con el campo de aplicación:
• Pequeña. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que crece.
• Grande. Tiende a ser una estructura funcional.
d) Relaciones
De acuerdo con el tipo de trabajo:
• Independientes. La estructura depende del criterio que adopte
• Interrelacionada. La estructura es programática.
e) Recursos
Recursos humanos
• Especialistas. Estructura programática
• No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional.
Recursos financieros
• Estructura programática. Es más o el costo, por el tipo de personal más calificado; pero a mediano y largo plazo resultará más barato, porque se trabaja a case de programas, lo que requiere de un solo supervisor.
• Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no
calificado; pero conforme crece el número de personal se requerirá de más supervisores, lo que provocará un aumento en los costos.
Recursos materiales
• Distribución de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre todo cuando crece el personal y éste n se puede colocar en la oficina, lo cual provoca llevar a otra oficina parte del personal.
Beneficios de la auditoría interna
Ya se indicó que la auditoría interna es realizada por un grupo especializado (asesor) de la propia empresa.
El propósito de la auditoría interna es proporcionar un medio de control interno y determinar la efectividad de otros controles; consecuentemente, la auditoria interna puede considerarse como un control nuestro sobre las demás formas de control.
Son muchos los beneficios que se obtienen de un proyecto de auditoría efectivo, pero son tres las que sobresalen.
1. La auditoría interna permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.
2 La auditoría interna hace recomendaciones para el mejoramiento de las políticas, procedimientos, sistemas, etcétera.
Puede ser necesario modificar controles actuales, establecer nuevos controles o cambiar sistemas y procedimientos actuales.
Cualquiera que sea la razón, actividad del al auditor interno recomendar cambios necesarios, para asegurar el cumplimiento, incluso sugerir controles adicionales o mejorados
3. La auditoría interna suministra un medio de proveer un mayor grado de delegación de autoridad y, si es necesario, un medio para facilitar la descentralización de las operaciones.
La delegación y descentralización de auditoría en unidades operativas no implican una ausencia de control centralizado.
Por lo contrario, el alcance o extensión de la delegación y la descentralización depende en gran medida de la efectividad del control central. La auditoría interna permite verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos y recomendar las mejoras que sean necesarias.
La utilización de la auditoría interna como medio de control ha ido incrementándose, particularmente en las medianas y grandes empresas.
Aun cuando muchas empresas medianas y grandes no cuentan con unidades administrativas de auditoría interna, tales funciones pueden ser cumplidas, hasta cierto grado, haciendo hincapié en que una de las funciones del control es determinar en qué medida se observan los métodos, procedimientos y sistemas, y proponer las mejoras necesarias.
El éxito de la auditoría interna depende no sólo de la actitud de la dirección superior, sino también del grado de aceptación acordado al equipo de trabajo de auditoría por los niveles medio y bajo de la empresa..
La aceptación por otros miembros de la gerencia se logra más fácilmente cuando lo auditores internos ejercen funciones de consultoría y actúan como asesores especiales, preocupados por el mejoramiento de todas las operaciones, más que por aparentar ser custodios de los recursos de la empresa
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
