Análisis sistemático, integral y periódico (Auditoria)
Sistemático
Normalmente todas las empresas analizan los problemas que van encontrando y que dificultan o traban su desarrollo.
En las empresas medianas y pequeñas, es el dueño el que debe hacerlo en forma directa o quizá sólo orienta el análisis.
En este aspecto, muchas veces se ha podido observar que el origen, los conocimientos, la formación o también las inclinaciones del director de la empresa, condicionan en gran medida la forma de examinar los problemas.
Es decir, que el análisis se orientará hacia ese aspecto en cierta forma favorito o familiar.
El enfoque resultará entonces parcial, y también participarán de esta característica la obtención de conclusiones y la posterior formulación de las soluciones o caminos a tomar.
Si el empresario es de formación técnica o si tiene una inclinación marcada hacia dichos aspectos; si sus primeros trabajos fueron netamente productivos; o si su escuela fue el taller, tenderá a buscar la solución de sus problemas en la eliminación de ineficiencias en el sector productivo.
De la misma manera, si el director de la empresa reconoce una formación administrativa o financiera; centrará sus actuaciones en dichos aspectos y considerará que los problemas se resolverán solucionando la falta de información contable, el inadecuado sistema de costos, la carencia de liquidez, etc.
Lo que se quiere ejemplificar es que de esta manera el resultado seguramente será un análisis fragmentado de la realidad.
Obviamente las soluciones que se adopten con base en dichos análisis, no responderán exactamente a las necesidades de la empresa.
Además, los diferentes miembros de la empresa no coincidirán, como es lógico, con las conclusiones parciales.
Menos aún coincidirán las áreas directamente afectadas; ya que pensarán que el análisis ha sido orientado en forma parcial.
Con todo lo expuesto, sólo se requiere decir y demostrar la necesidad de analizar la empresa utilizando un cierto enfoque.
Existirá una forma de recoger la información, una forma para procesarla y analizarla, un cierto criterio para obtener conclusiones y adoptar las soluciones adecuadas.
No se trata de conocer en forma intuitiva la realidad ni de enfocar parcialmente la misma, sino de adoptar un cierto sistema para hacerlo. Por eso se habla del análisis sistemático.
Integral
La aplicación concreta del enfoque a utilizar en el análisis, implica que se debe abarcar con el mismo todos los aspectos de la actividad de la empresa.
No sólo por el hecho de que obviamente en todas las áreas pueden existir problemas importantes; sino también, porque muchas veces ocurre que el problema que se manifiesta en un sector es un reflejo de errores localizados en otro.
Si se piensa que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones y procedimientos aislados, se tiene el mejor argumento para asegurar que el análisis debe ser integral.
La empresa en su totalidad será sometida a examen y revisión, y se estará seguro de detectar las verdaderas causas de los problemas.
Periódico
La empresa está sometida a cambios. Se incrementan las ventas y la capacidad de producción nuevos productos son lanzados al mercado, nuevos métodos de fabricación y equipos reemplazan a los ya obsoletos, se incorpora el procesamiento mecánico o electrónico de datos también se incorporan personas y otras dejan la empresa; el exterior modifica la demanda y los precios; varían los impuestos, el régimen de cambios, los recargos, etc.
De lo anterior se deduce que otra característica y necesidad de la auditoría administrativa es su periodicidad.
A intervalos más o menos regulares de tiempo se debe «evaluar a la empresa» y deducir la evolución de la misma en el lapso transcurrido, analizando los resultados obtenidos de las medidas tomadas.
Muchas empresas han convertido esta actividad de examen y revisión en una actividad permanente.
Fuente: Apuntes de Auditoria de la Unideg
