Llenar la ficha, libro o registro

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Durante el proceso de ingreso es fundamental dejar constancia de los clientes que ingresan al establecimiento, y esto tiene varios objetivos legales y comerciales:

• Llevar un registro de la procedencia de nuestros huéspedes que nos permitirá saber en dónde deberíamos enfocar nuestra fuerza comercial.

• Llevar un registro de la razón del viaje a nuestro destino, con el objeto de poder diseñar los paquetes para ese segmento.

  • Identificar de manera legal a nuestros clientes, a través de la presentación de un documento de identificación legal (cédula o pasaporte), que nos permitirá evitar problemas con la justica en el caso de existir un problema con dicho pasajero.
  • El llevar un registro de los pasajeros es una exigencia del Gobierno Ecuatoriano a través de la oficina de Migración.
  • Llevar un registro de la dirección electrónica de nuestros clientes, que nos permitirá generar un proceso adecuado de fidelización.
  • Llevar un registro de la dirección física de los clientes, lo que nos permitirá la adecuada devolución de paquetes o elementos olvidados en el establecimiento durante su estadía.
  • La ficha de registro es un documento el cual bajo un diseño institucional busca extraer la siguiente información del cliente:

1. Nombre completo del pasajero

2. Fecha de Ingreso

3. Fecha de salida

4. Tipo de Habitación

5. Número de habitación asignada

6. Lugar de procedencia

7. Lugar de destino

8. Razón del viaje

9. Forma de pago

10.Garantía

11. Políticas del establecimiento. Esta última información se ubica normalmente al final de la ficha y hace mención de políticas que el pasajero debe conocer para evitar cualquier problema legal posterior. Entre las políticas más comunes están:

  • El Establecimiento no se hace responsable de cualquier artículo de valor dejado en la habitación o en cualquier otra área del Hotel y que no haya sido reportada en recepción.
  • La salida del Establecimiento es a las (….) Horas, tiempo después del cual se pro-cederá a cobrar como un día más.
  • Y dependiendo del establecimiento la información solicitada como las políticas internas pue-den ir variando. Lo importante es que se reconozca en la Hoja de Registro al instrumento que permitirá llevar a cabo una mejor gestión comercial, de servicio y de protección legal.

Fuente: Manual de Recepcionista polivalente del Ministerio de Turismo del Ecuador