Realizar los trabajos de auditoria nocturna

tes de crédito de los huéspedes o cualquier novedad que implique una acción en contra de un proceso o política económica o contable.

La persona que se encarga de esta función a pesar de estar bajo la tutela de recepción, rinde cuentas directamente a contabilidad y a la administración. Por lo que se recomienda que se ubique en este turno a una persona que posea ciertos conocimientos básicos de contabilidad y que sea direccionado directamente por el departamento contable.

Entre las actividades más relevantes se mencionan las siguientes:

Analizar los informes de caja de los diferentes puntos de venta, identificar y corregir errores

El turno de recepción encargado de realizar la auditoría nocturna es el encargado de verificar los informes de caja generados en los diferentes puntos de venta.

• Estos informes detallan los ingresos de venta respaldados por las facturas y los dineros que ingresaron por concepto de dichos ingresos. Esta información presentada en el informe de caja deberá ser revisado por el auditor nocturno quien buscará que se cumplan los siguientes principios.

Facturas:

• Que se encuentren correctamente llenas de acuerdo a las exigencias del SRI.
• Que el detalle y las tarifas respondan a los tarifarios aprobados en el establecimiento y vigentes a la fecha.
• Que de existir retenciones estas estén de acuerdo a la tabla de porcentajes vigentes.

Dineros ingresados:

• Cada una de las facturas debe ser indicada en el reporte indicando la forma de pago de la misma.
• Los valores entregados deben corresponder al total vendido y al detalle de las formas de pago, tanto en efectivo, cheques, tarjetas de crédito o crédito.
• Las diferencias encontradas deberán ser llenadas en un informe y entregado a contabilidad con copia a la administración.

Monitorear los límites de crédito de los huéspedes

• Como ya se explicó en párrafos anteriores una de las funciones de la recepción es monitorear el límite de crédito de los huéspedes.
• Esta actividad propia de todas las personas de recepción es desarrollada con más detalle por la persona de auditoría nocturna.

Entregar informes requeridos por la administración, registrar novedades

• En ocasiones la administración aprovecha el trabajo del auditor nocturno para levantar informes a partir de la información generada en dicho departamento. Algunos de los informes más comunes los presentamos en el siguiente cuadro conjuntamente con el alcance esperado de cada uno de ellos:

Proyección de ocupación

• Determinar de acuerdo a la ocupación pasada cuál podría ser la ocupación futura.
• Para esto se toma en cuenta los datos de la temporada pasada vs el porcentaje de crecimiento de año actual.

Proyección de tarifa promedio

• Determinar cuál será la tarifa promedio con la que se terminará un período.
• Esto se logra dividiendo el total de ingresos para el número de habitaciones ocupadas en ese período.

Consumo por tarjetas de crédito, en efectivo, por cheques y a crédito

• Con este informe se busca identificar el método preferido de pago por parte de los turistas, así como la tarjeta de crédito más utilizada.
• De esta forma se podrá establecer acciones comerciales y promocionales con los proveedores de tarjetas de crédito más fuertes en nuestro negocio.

Tipo de clientes (segmentación del mercado)

• Identificar cuáles son los segmentos de mercado que responden a nuestro negocio. Sexo, edad, lugar de procedencia, razón de viaje.

Tipo de habitaciones rentadas

• Este nos servirá para reconocer cuáles son las necesidades de infraestructura de los huéspedes para una proyección de inversión futura.

Fuente: Manual de Recepcionista polivalente del Ministerio de Turismo del Ecuador