Entregar la recepción al turno correspondiente

En la hotelería normalmente la recepción es un área que trabaja las 24 horas. Esto se debe a que el establecimiento debe estar dispuesto a recibir gente a cualquier hora o a responder a las necesidades de los huéspedes en cualquier momento.

Este principio de operación puede variar debido a la categoría del establecimiento. En algunos casos de categoría baja el servicio de recepción es de apenas 12 horas. Por otro lado también podría darse el caso de aquellos establecimientos que por sus condiciones geográficas, no reciben gente a cualquier hora, sino tan solo a las señaladas por ellos ya que se requiere cierta logística y preparación para su ingreso, como es el caso de los hoteles de selva.

Sin embargo es importante que sea cualquiera que sea el caso siempre deberá haber alguien por la noche que brinde seguridad y pueda responder a inquietudes o urgencias de los huéspedes. En términos normales, es decir un establecimiento de alojamiento que brinde el servicio de recepción por 24 horas, se presentan 3 turnos de 8 horas cada uno.

Por lo tanto se podría decir que se requieren tres personas para ocupar cada uno de estos turnos y evidentemente una persona más para que pueda cubrir en los días libres. Siendo así al inicio de cada turno cada recepcionista ingresa con responsabilidades similares al anterior y debe comenzar enterándose de todas las novedades que han existido desde que salió de su anterior turno, así como recibir la caja cuadrada y todo en orden. En este proceso de cambio de turno existen ciertas responsabilidades mínimas que deben ser tomadas en cuenta, como son:

Manejar el libro de recepción

Conocido también como bitácora, el libro de recepción es un cuaderno en donde se anotan todas las novedades que ocurren durante un turno.

• Es obligación del turno saliente informar sobre las novedades presentadas, sin embargo es obligación del turno entrante leer nuevamente las novedades del turno saliente para no perder ningún detalle.

• Este sencillo instrumento es muy importante para llevar a cabo los empates de servicio y mantener una adecuada comunicación acerca de los pendientes que existen.

• Este libro no tiene caducidad y se recomienda que cada vez que se termine archivarlo ya que en casos de malos entendidos o de comunicación cruzada, se convierte en la prueba de descargo.

Entregar arqueo de caja

• El arqueo de caja es un reporte de caja parcial, en donde se justifican los ingresos y se demuestra que los valores entregados corresponden a los facturados sin existir errores. Todo esto a través de un sencillo informe.

Reportar novedades adicionales

• A la entrega del turno se debe hacer mucho énfasis en todas las novedades que pudieron existir durante su turno, todos los pendientes, solicitudes internas o de huéspedes, llegadas y salidas, cambios en las políticas, cualquier detalle aunque mínimo podría afectar la gestión del nuevo turno si no es conocido.

Fuente: Manual de Recepcionista polivalente del Ministerio de Turismo del Ecuador