Instrucciones de participación
Te damos la más cordial bienvenida al microcurso en línea denominado Archivonomía, nivel básico, el cual tiene un enfoque pedagógico basado en el microaprendizaje. Este curso está diseñado para proporcionar una experiencia formativa a corto plazo y enfocada en un tema específico. Al no tener una fecha de inicio ni de término establecida, está disponible en todo momento y es de acceso abierto.
Se espera que desarrolles el curso de forma autogestiva, es decir, asumiendo la responsabilidad y el control de tu propio aprendizaje. Para comenzar, te recomendamos que leas cuidadosamente la competencia del curso, el resumen y el contenido didáctico que lo conforma. Este curso es una implementación automatizada, por lo que no hay servicio de tutoría.
Una vez hayas concluido la lectura crítica del contenido didáctico, tendrás la posibilidad de llevar a cabo el examen de comprensión lectora para evaluar tu aprendizaje. También te sugerimos que desarrolles la actividad de aprendizaje autónoma, aunque recuerda que esta actividad no será revisada ni enviada a través de la plataforma.
Esperamos que disfrutes y aprendas mucho en este curso. Si tienes alguna pregunta o duda, por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Acerca de este curso:
- Duración estimada del curso: 5 horas. Sin embargo, debido a que el curso es autogestivo, la duración real dependerá del ritmo y tiempo de aprendizaje de cada participante.
- Nivel: Básico.
¿Para quién es esta experiencia de aprendizaje?
La experiencia de aprendizaje se dirige a un público amplio y diverso que incluye:
- Estudiantes universitarios que buscan una carrera en archivonomía
- Personas interesadas en conocer los fundamentos de la archivonomía y la gestión documental.
- Personas que deseen mejorar sus habilidades y conocimientos en este campo.
- Profesionales que trabajan en organizaciones, empresas o instituciones gubernamentales y que tienen responsabilidades relacionadas con la gestión de documentos
Competencia del curso
Identificar los fundamentos de la archivonomía para comprender la importancia de la gestión documental en el ciclo vital del documento, dentro del sistema institucional de archivos.
Fundamentación del curso
La archivonomía es una disciplina que se encarga del estudio de los archivos y la gestión documental, con el objetivo de preservar y gestionar la información que se genera en una organización, empresa o institución. Es fundamental que los trabajadores conozcan los principios y fundamentos de la archivonomía, ya que esto les permitirá comprender la importancia de la gestión documental en el ciclo vital del documento, y su impacto en el sistema institucional de archivos.
La gestión documental es un proceso que implica la planificación, organización, control y disposición de los documentos generados por una organización. Este proceso es esencial para garantizar el acceso a la información, su preservación y cumplimiento de las obligaciones legales. El curso de Archivonomía, nivel básico, tiene como objetivo brindar a los trabajadores las herramientas necesarias para llevar a cabo una gestión documental adecuada.
El ciclo vital del documento se refiere a las diferentes fases que atraviesa un documento desde su creación hasta su eliminación. Estas fases incluyen la producción, recepción, clasificación, registro, conservación, acceso y disposición final del documento. Los trabajadores que participan en la gestión documental deben conocer estas fases para garantizar que los documentos se manejen adecuadamente y se preserven para su uso futuro.
El sistema institucional de archivos es un conjunto de normas, políticas, procedimientos y técnicas que se utilizan para gestionar los documentos de una organización. Es importante que los trabajadores conozcan y comprendan el funcionamiento de este sistema para poder llevar a cabo una gestión documental efectiva y contribuir a la eficiencia y eficacia de la organización.
En resumen, el curso de Archivonomía, nivel básico, busca proporcionar a los trabajadores los conocimientos y habilidades necesarios para llevar a cabo una gestión documental adecuada, comprender el ciclo vital del documento y el sistema institucional de archivos, y así contribuir al éxito de la organización. Elaborar textos creativos aplicando la correcta escritura y riqueza léxica con ayuda de la planeación y lectura previa a la impresión o envío de los documentos será una habilidad valiosa para los trabajadores en el campo de la archivonomía, ya que les permitirá transmitir ideas claras y precisas en sus comunicaciones y documentos.
Desarrollo del tema
Fundamentos de la archivonomía
La archivonomía se define como la ciencia encargada del estudio de los archivos y la gestión documental, con el fin de organizar, preservar y facilitar el acceso a la información generada por una organización. Es una disciplina multidisciplinaria que combina conocimientos de la historia, la informática, la legislación, la administración y otras áreas.
Los archivos son el conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o jurídica y por cualquier entidad pública o privada, en el ejercicio de sus funciones y actividades. Los documentos que se generan en una organización son la base de su memoria institucional y por lo tanto, es fundamental para la organización que se gestionen de manera adecuada.
La gestión documental es el proceso de planificación, organización, control y disposición de los documentos generados por una organización durante su ciclo de vida. La gestión documental es esencial para garantizar el acceso a la información, su preservación y el cumplimiento de las obligaciones legales.
Los principios que rigen la archivonomía y la gestión documental son:
- Principio de procedencia. Los documentos deben mantener su origen y contexto de creación.
- Principio de integridad. Los documentos deben mantener su integridad física y su contenido original.
- Principio de orden original. Los documentos deben mantener el orden en que fueron creados.
- Principio de respeto a los derechos de autor. Los documentos deben respetar los derechos de autor y las leyes de propiedad intelectual.
- Principio de acceso. Los documentos deben estar disponibles para su consulta.
- Principio de conservación. Los documentos deben ser preservados para su uso futuro.
En conclusión, la archivonomía es una disciplina fundamental para la gestión documental y la preservación de la memoria institucional de una organización. Los principios que rigen la archivonomía son esenciales para garantizar la integridad y el acceso a la información contenida en los documentos y su gestión adecuada es vital para el éxito y eficiencia de una organización.
Gestión documental
La gestión documental es el conjunto de actividades y procesos que se llevan a cabo en una organización para planificar, controlar, organizar, archivar, preservar y facilitar el acceso a los documentos generados durante el desarrollo de sus actividades.
La gestión documental es fundamental para el funcionamiento de una organización ya que permite:
- Controlar y reducir los costos asociados con el almacenamiento y la gestión de los documentos.
- Mejorar la eficiencia y la productividad en la gestión de la información.
- Facilitar el acceso a la información relevante y actualizada para la toma de decisiones.
- Proteger la información sensible y garantizar la privacidad y seguridad de los datos.
- Cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias, como por ejemplo, la protección de datos personales o la conservación de documentos por un tiempo determinado.
Para llevar a cabo una adecuada gestión documental, es necesario seguir una serie de pasos y procesos, que incluyen:
- Identificación de los documentos: se debe llevar a cabo un inventario de los documentos generados por la organización, así como una identificación de los documentos críticos para su operación.
- Clasificación de los documentos: se debe establecer una estructura de clasificación de los documentos que permita su fácil acceso y recuperación.
- Almacenamiento y disposición de los documentos: se debe establecer un plan de almacenamiento y disposición de los documentos, incluyendo el uso de medios electrónicos y físicos, así como la eliminación de los documentos que ya no tienen valor para la organización.
- Acceso y recuperación de los documentos: se deben establecer procedimientos para el acceso y recuperación de los documentos por parte de los usuarios autorizados.
- Conservación y preservación de los documentos: se deben establecer medidas de conservación y preservación de los documentos que garanticen su integridad y durabilidad.
En conclusión, la gestión documental es un proceso fundamental para el éxito y eficiencia de una organización. Una adecuada gestión documental permite el control y acceso a la información necesaria para la toma de decisiones, protege la información sensible y garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias. Para llevar a cabo una gestión documental adecuada, es necesario seguir una serie de pasos y procesos que permitan la identificación, clasificación, almacenamiento, acceso y conservación de los documentos generados por la organización.
Ciclo vital del documento
El ciclo vital del documento es el conjunto de fases por las que atraviesa un documento desde su creación hasta su disposición final. La gestión del ciclo vital de los documentos es fundamental para la gestión documental ya que permite establecer las políticas y procedimientos necesarios para su correcta gestión, control y disposición.
El ciclo vital del documento se compone de las siguientes fases:
- Creación. En esta fase se generan los documentos. Es importante establecer procedimientos claros para la creación de los documentos, incluyendo la identificación de los documentos críticos, la utilización de formatos estándar, la inclusión de metadatos y la revisión y aprobación por parte de los responsables.
- Recepción. En esta fase, se reciben los documentos externos a la organización. Es importante establecer procedimientos para su identificación, clasificación y registro en el sistema de gestión documental de la organización.
- Distribución. En esta fase se distribuyen los documentos a los destinatarios correspondientes. Es importante establecer procedimientos para la distribución de los documentos, incluyendo el uso de medios electrónicos y físicos, así como la gestión de la entrega y recepción de los documentos.
- Uso. En esta fase, se utilizan los documentos para llevar a cabo las actividades de la organización. Es importante establecer procedimientos para el uso de los documentos, incluyendo la identificación de los usuarios autorizados y las condiciones de uso.
- Mantenimiento. En esta fase se lleva a cabo la conservación y preservación de los documentos. Es importante establecer procedimientos para el mantenimiento de los documentos, incluyendo la identificación de los documentos críticos, la utilización de medios físicos y electrónicos para su almacenamiento y la implementación de medidas de seguridad y privacidad.
- Disposición. En esta fase se lleva a cabo la eliminación o conservación de los documentos, según su valor y utilidad para la organización. Es importante establecer procedimientos para la disposición de los documentos, incluyendo la identificación de los documentos críticos, la implementación de medidas de conservación y preservación, y la eliminación de los documentos que ya no tienen valor para la organización.
En conclusión, la gestión del ciclo vital del documento es fundamental para la gestión documental ya que permite establecer las políticas y procedimientos necesarios para su correcta gestión, control y disposición. El ciclo vital del documento se compone de seis fases: creación, recepción, distribución, uso, mantenimiento y disposición. Cada una de estas fases debe ser gestionada de forma adecuada para garantizar la eficiencia, la productividad y el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias de la organización.
Sistema institucional de archivos
El sistema institucional de archivos es el conjunto de normas, políticas, procedimientos, recursos y herramientas que se utilizan para gestionar los documentos y archivos producidos y recibidos por una organización. El objetivo principal del sistema institucional de archivos es garantizar la preservación, conservación y acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
El sistema institucional de archivos se compone de tres elementos principales:
- Archivo de gestión. Es el archivo que se encuentra en la oficina o departamento donde se generan y utilizan los documentos de la organización. El archivo de gestión es el primer nivel de gestión de los documentos y su función principal es facilitar su consulta y acceso para las actividades diarias de la organización. Es importante que el archivo de gestión esté organizado y actualizado para garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones.
- Archivo intermedio. Es el archivo donde se almacenan los documentos que ya no se utilizan con frecuencia en las operaciones diarias de la organización, pero que aún son necesarios para la gestión de la organización. El archivo intermedio es un nivel de gestión intermedio que permite liberar espacio en el archivo de gestión y garantizar el acceso a los documentos que son necesarios para la toma de decisiones, la auditoría y otras actividades de la organización.
- Archivo histórico. Es el archivo donde se conservan los documentos que ya no tienen un uso inmediato en la gestión de la organización, pero que tienen un valor permanente para la historia y la memoria institucional. El archivo histórico es el nivel de gestión más elevado y su función principal es garantizar la preservación y acceso a los documentos para la investigación, la divulgación y otros fines culturales.
Es importante que el sistema institucional de archivos se base en normas y estándares nacionales e internacionales para garantizar la calidad y la interoperabilidad de los archivos. Algunas de las normas y estándares más importantes son la Norma Internacional para la Descripción Archivística (ISAD-G), la Norma Internacional para la Gestión de Documentos (ISO 15489) y la Norma Internacional para la Digitalización y Preservación de Documentos Electrónicos (ISO 16363).
En conclusión, el sistema institucional de archivos es fundamental para la gestión documental y la preservación de la memoria institucional. El sistema institucional de archivos se compone de tres elementos principales: archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico. Cada uno de estos elementos tiene una función específica en la gestión y preservación de los documentos de la organización. Es importante que el sistema institucional de archivos se base en normas y estándares nacionales e internacionales para garantizar la calidad y la interoperabilidad de los archivos.
Examen de comprensión lectora
Instrucciones de participación
- Lee cuidadosamente las preguntas. Asegúrate de leer cuidadosamente cada pregunta y considerar todas las respuestas antes de seleccionar la correcta.
- Responde las preguntas. Una vez que hayas leído las preguntas, podrás comenzar a responder las preguntas del examen.
- Revisa tus respuestas. Antes de enviar el examen, asegúrate de revisar tus respuestas para asegurarte de que hayas respondido correctamente todas las preguntas.
- Envía el examen. Una vez que hayas revisado tus respuestas, puedes enviar el examen. Recuerda que una vez enviado, no podrás hacer cambios.
- Revisa tus resultados. Una vez completado el examen, podrás revisar tus resultados y verificar tus respuestas correctas e incorrectas. Es importante tener en cuenta que los resultados del examen se utilizarán para evaluar tu comprensión del tema.
Examen:
Actividad de aprendizaje autónoma
Instrucciones
Para resolver la actividad de aprendizaje autónoma, debes seguir los siguientes pasos:
- Lee las instrucciones. Es importante que leas cuidadosamente las instrucciones de la actividad antes de comenzar, ya que estas incluyen información importante sobre el objetivo y las tareas a realizar.
- Desarrolla la actividad. Una vez que hayas leído las instrucciones, debes desarrollar la actividad siguiendo las pautas establecidas. Asegúrate de cumplir con los requisitos y desarrollar la actividad con el fin de fortalecer la competencia que ya alcanzaste.
- Revisa tu trabajo. Antes de concluir la actividad, asegúrate de revisar tu trabajo para asegurarte de que hayas cumplido con los requisitos y de que el trabajo está completo.
- No es necesario entregar la actividad ya que es una actividad autónoma y solamente es de apoyo para fortalecer la competencia adquirida. Sin embargo, si deseas puedes guardar una copia de la misma para tu referencia.
Actividad
Análisis de caso práctico de gestión documental y archivo
En esta actividad, deberás analizar un caso práctico de gestión documental y archivo para aplicar los conocimientos adquiridos en el curso de Archivonomía, nivel básico.
- Lee cuidadosamente el caso práctico de gestión documental y archivo.
- Identifica los aspectos relevantes del caso que se relacionan con los fundamentos de la archivonomía, la gestión documental, el ciclo vital del documento y el sistema institucional de archivos.
- Realiza un análisis crítico de la situación y propone soluciones o recomendaciones para mejorar la gestión documental y archivo en el caso práctico.
- Presenta tus conclusiones en un informe breve y estructurado, de no más de 2 páginas.
Caso práctico:
Una empresa de consultoría en recursos humanos está teniendo dificultades para mantener un buen sistema de gestión documental y archivo. A menudo pierden documentos importantes, se confunden las versiones de documentos y la información no se comparte adecuadamente entre los miembros del equipo. Además, no tienen un sistema de archivo claro y fácil de usar, lo que dificulta la búsqueda de documentos relevantes.
Como resultado, han tenido problemas para cumplir con los requisitos de auditoría y han perdido la confianza de algunos clientes. Han contratado a un consultor para ayudarles a mejorar su sistema de gestión documental y archivo.