Instrucciones de participación
Te damos la más cordial bienvenida al microcurso en línea denominado Gestión de correspondencia, nivel básico, el cual tiene un enfoque pedagógico basado en el microaprendizaje. Este curso está diseñado para proporcionar una experiencia formativa a corto plazo y enfocada en un tema específico. Al no tener una fecha de inicio ni de término establecida, está disponible en todo momento y es de acceso abierto.
Se espera que desarrolles el curso de forma autogestiva, es decir, asumiendo la responsabilidad y el control de tu propio aprendizaje. Para comenzar, te recomendamos que leas cuidadosamente la competencia del curso, el resumen y el contenido didáctico que lo conforma. Este curso es una implementación automatizada, por lo que no hay servicio de tutoría.
Una vez hayas concluido la lectura crítica del contenido didáctico, tendrás la posibilidad de llevar a cabo el examen de comprensión lectora para evaluar tu aprendizaje. También te sugerimos que desarrolles la actividad de aprendizaje autónoma, aunque recuerda que esta actividad no será revisada ni enviada a través de la plataforma.
Esperamos que disfrutes y aprendas mucho en este curso. Si tienes alguna pregunta o duda, por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Acerca de este curso:
- Duración estimada del curso: 5 horas. Sin embargo, debido a que el curso es autogestivo, la duración real dependerá del ritmo y tiempo de aprendizaje de cada participante.
- Nivel: Básico.
¿Para quién es esta experiencia de aprendizaje?
La experiencia de aprendizaje se dirige a un público amplio y diverso que incluye:
- Asistentes administrativos y personal de oficina que deseen fortalecer sus habilidades en la gestión de correspondencia.
- Estudiantes que deseen adquirir conocimientos prácticos en la gestión de correspondencia para su futura carrera profesional.
- Consultores interesados en ampliar su expertise en la gestión de correspondencia en el ámbito público.
- Cualquier persona interesada en adquirir habilidades y conocimientos en la gestión de correspondencia, sin importar su experiencia previa en el tema.
- Profesionales y empleados que trabajen en instituciones públicas, como entidades gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas y empresas estatales.
- Profesionales en gestión pública que necesiten comprender y aplicar los principios de gestión de correspondencia en su trabajo diario.
Competencia del curso
Identificar las características de la comunicación en las instituciones públicas, los tipos de documentos empleados por su contenido, así como los procesos generales de la gestión de correspondencia, para tener una visión clara de su importancia y aplicación en su institución y desenvolverse profesionalmente.
Fundamentación del curso
El curso de Gestión de correspondencia, nivel básico, ha sido diseñado para brindar a los participantes los conocimientos y habilidades fundamentales en el manejo efectivo de la correspondencia en instituciones públicas. El curso se centra en el reconocimiento de la importancia de la comunicación oficial, la comprensión de los diferentes tipos de documentos utilizados y el dominio de los procesos generales de gestión de la correspondencia.
En la actualidad, la gestión de la correspondencia se ha vuelto más compleja debido a la presencia de múltiples modalidades de comunicación, como el correo electrónico y los documentos físicos. Es crucial para los profesionales en instituciones públicas comprender las características y los soportes de comunicación empleados, y poder seleccionar el medio más apropiado para transmitir información oficial de manera eficiente.
Además, la clasificación de la correspondencia desempeña un papel vital en su gestión adecuada. Los participantes aprenderán a identificar los distintos tipos de documentos utilizados en instituciones públicas, así como a clasificarlos según su contenido y soporte. Esto les permitirá organizar y gestionar eficientemente la correspondencia, asegurando que los documentos lleguen a las personas adecuadas en el momento oportuno.
El curso también se enfoca en los procesos esenciales de la correspondencia, desde su recepción hasta su archivo. Los participantes adquirirán conocimientos sobre los procedimientos de recepción, preparación, envío y archivo de la correspondencia. Estos conocimientos les permitirán desarrollar habilidades en la manipulación y seguimiento de los documentos, garantizando la integridad y la eficiencia en la gestión de la correspondencia en sus instituciones.
Desarrollo del tema
La comunicación oficial en las instituciones públicas: modalidades y soportes
La comunicación oficial desempeña un papel crucial en el funcionamiento de las instituciones públicas. Es a través de esta comunicación que se establece la interacción tanto interna como externa, permitiendo la transmisión de información relevante, toma de decisiones, coordinación de actividades y cumplimiento de funciones institucionales. Para garantizar una comunicación efectiva, es fundamental comprender las diferentes modalidades y soportes utilizados en el ámbito de las instituciones públicas.
Modalidades de comunicación oficial:
Las instituciones públicas emplean diversas modalidades para transmitir información oficial. Algunas de las modalidades más comunes incluyen:
- Comunicación impresa: Esta modalidad se refiere a la comunicación oficial en formato físico, como cartas, memorandos, circulares, informes impresos, boletines y otros documentos impresos. Aunque la comunicación electrónica ha ganado popularidad, la comunicación impresa sigue siendo utilizada en muchas instituciones debido a su tangibilidad y formalidad.
- Comunicación electrónica: Con el avance de la tecnología, la comunicación electrónica se ha vuelto cada vez más prevalente en las instituciones públicas. Esto incluye el uso del correo electrónico, mensajería interna, sistemas de gestión documental, plataformas de colaboración en línea y otras herramientas digitales. La comunicación electrónica permite una transmisión rápida y eficiente de la información, facilitando la colaboración y la toma de decisiones.
- Comunicación oral: Aunque gran parte de la comunicación oficial se realiza por escrito, la comunicación oral también desempeña un papel importante en las instituciones públicas. Esto incluye reuniones, conferencias, presentaciones, sesiones informativas y llamadas telefónicas. La comunicación oral permite una interacción directa, fomentando la claridad, el intercambio de ideas y la resolución de problemas en tiempo real.
Soportes de comunicación oficial:
Los soportes utilizados en la comunicación oficial varían según la modalidad empleada. Algunos ejemplos comunes de soportes utilizados en las instituciones públicas son:
- Papel. Los documentos impresos en papel son ampliamente utilizados en las instituciones públicas. Estos documentos suelen ser firmados, sellados y distribuidos físicamente. El papel proporciona una forma tangible de comunicación oficial que puede ser archivada y referenciada fácilmente.
- Correo electrónico. El correo electrónico se ha convertido en una herramienta fundamental en la comunicación oficial. Permite el intercambio de mensajes y documentos digitales de manera rápida y eficiente. El correo electrónico también ofrece la posibilidad de adjuntar archivos, programar reuniones y mantener un registro de la correspondencia.
- Plataformas y sistemas digitales. Las instituciones públicas suelen utilizar plataformas y sistemas digitales especializados para la gestión de documentos y la colaboración interna. Estos sistemas permiten el acceso y compartición de información de manera centralizada, facilitando la colaboración entre distintos departamentos y agilizando los procesos de revisión y aprobación de documentos.
- Comunicación oral. En la comunicación oral, no se requiere un soporte físico o digital específico. Las reuniones, presentaciones y llamadas telefónicas se basan en la interacción directa entre las personas involucradas.
Es importante que los profesionales que trabajan en instituciones públicas estén familiarizados con las diferentes modalidades y soportes de comunicación oficial. Esto les permitirá seleccionar el medio más adecuado para transmitir información de manera eficiente, considerando factores como la urgencia, la confidencialidad, la audiencia objetivo y los recursos disponibles. Además, estar al tanto de las tendencias y avances en las modalidades y soportes de comunicación oficial les ayudará a adaptarse a los cambios tecnológicos y a mejorar la eficacia de la comunicación en su institución.
Clasificación de la correspondencia: por su contenido y soporte
La clasificación de la correspondencia es un proceso fundamental en la gestión de la información en las instituciones públicas. Permite organizar y categorizar los documentos de acuerdo con su contenido y su soporte, facilitando su almacenamiento, búsqueda y acceso posterior. A través de la clasificación adecuada, se mejora la eficiencia de la gestión de correspondencia y se garantiza un flujo de información ordenado y efectivo.
Clasificación por contenido:
La clasificación de la correspondencia por su contenido se basa en la naturaleza y el propósito de los documentos. Algunas categorías comunes utilizadas en la clasificación por contenido son:
- Circular informativa. Este tipo de correspondencia se utiliza para difundir información general o instrucciones a un grupo específico de destinatarios. Puede contener actualizaciones, políticas, normativas o cualquier otro tipo de comunicación que deba ser compartida de manera amplia y uniforme.
- Informe de gestión. Los informes de gestión son documentos que resumen y analizan la actividad, el rendimiento o los resultados de una institución, departamento o proyecto en particular. Suelen incluir datos, estadísticas, conclusiones y recomendaciones relevantes para la toma de decisiones.
- Solicitud de presupuesto.: Estos documentos se utilizan para solicitar fondos o recursos financieros para proyectos, actividades o servicios específicos. La solicitud de presupuesto debe incluir información detallada sobre los costos, justificación, plazos y objetivos del proyecto.
- Invitación a eventos. Las invitaciones a eventos se envían para convocar a destinatarios específicos a participar en reuniones, conferencias, seminarios u otras actividades. Estas invitaciones deben incluir la fecha, hora, lugar y detalles adicionales pertinentes para asegurar una asistencia exitosa.
Clasificación por soporte:
La clasificación de la correspondencia por su soporte se refiere al medio físico o digital utilizado para transmitir los documentos. Algunas categorías comunes utilizadas en la clasificación por soporte son:
- Carta impresa. La correspondencia en formato impreso se refiere a los documentos físicos escritos o mecanografiados que se envían a través de servicios postales o entregados en mano. Estas cartas pueden contener información oficial, notificaciones, respuestas formales, entre otros.
- Correo electrónico. El correo electrónico se ha convertido en un medio de comunicación ampliamente utilizado en las instituciones públicas. Los documentos enviados por correo electrónico se transmiten electrónicamente y pueden incluir textos, archivos adjuntos, enlaces y otra información relevante.
- Fax. Aunque menos común en la actualidad debido al avance de la tecnología, el fax sigue siendo utilizado en algunas instituciones públicas para la transmisión de documentos. Los faxes se envían a través de líneas telefónicas y se imprimen en el destino.
- Telegrama. Aunque su uso ha disminuido significativamente con el tiempo, los telegramas todavía se utilizan en algunas instituciones públicas para transmitir información urgente o importante. Los telegramas son mensajes breves y concisos enviados a través de servicios de telecomunicaciones específicos.
Es importante destacar que la clasificación de la correspondencia puede variar según las políticas y prácticas específicas de cada institución pública. Es necesario seguir los lineamientos establecidos en cada caso para garantizar una clasificación coherente y uniforme que facilite la gestión y el acceso a los documentos. Además, la implementación de sistemas de gestión documental electrónica puede mejorar la eficiencia y la precisión de la clasificación, permitiendo una búsqueda y recuperación más ágil de la información.
Recepción y envío de comunicaciones a través de e-mail
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación crucial en el entorno profesional y personal. Proporciona una forma rápida y conveniente de intercambiar mensajes, documentos y archivos con colegas, socios comerciales y clientes. Para aprovechar al máximo esta herramienta, es importante comprender las mejores prácticas para la recepción y el envío de comunicaciones a través del correo electrónico.
Recepción de comunicaciones a través de e-mail:
Gestión de la bandeja de entrada: Una de las principales habilidades para una eficiente gestión de correos electrónicos es la organización de la bandeja de entrada. Esto implica establecer un sistema de carpetas o etiquetas para categorizar los correos electrónicos según su importancia o tema, archivar aquellos que ya se han procesado y mantener la bandeja de entrada lo más limpia posible.
- Priorización de mensajes. A medida que los correos electrónicos llegan a la bandeja de entrada, es importante priorizarlos según su urgencia y relevancia. Identificar los correos electrónicos que requieren atención inmediata, diferenciar aquellos que pueden ser atendidos más tarde y filtrar los mensajes no deseados o de baja importancia ayuda a mantener el enfoque en las tareas más relevantes.
- Lectura y comprensión de correos electrónicos. Al leer los correos electrónicos, es fundamental comprender completamente su contenido y contexto. Esto implica leer con atención y captar la información clave, interpretar el tono y la intención del remitente y comprender cualquier solicitud o acción requerida. La comprensión adecuada de los correos electrónicos garantiza respuestas adecuadas y evita malentendidos.
Envío de comunicaciones a través de e-mail:
- Redacción clara y concisa. La redacción efectiva de correos electrónicos implica comunicar el mensaje de manera clara y concisa. Utilizar un lenguaje sencillo y evitar jergas o terminología técnica innecesaria ayuda a garantizar que el destinatario comprenda fácilmente el contenido del correo electrónico. Además, es importante estructurar el correo electrónico de manera lógica, utilizando párrafos cortos y puntos clave para facilitar la lectura.
- Uso de un saludo y despedida apropiados. Los correos electrónicos deben comenzar con un saludo adecuado, como «Estimado/a [nombre del destinatario]» o «Hola [nombre del destinatario]». La despedida también debe ser cordial y profesional, como «Atentamente» o «Saludos cordiales», seguido de la firma del remitente que incluya su nombre, cargo y la información de contacto relevante.
- Adjuntar archivos y enlaces correctamente. Si es necesario adjuntar archivos o compartir enlaces en el correo electrónico, es importante hacerlo de manera adecuada. Asegurarse de que los archivos adjuntos sean relevantes y estén correctamente identificados, utilizando formatos compatibles y respetando los límites de tamaño de los archivos adjuntos. En el caso de los enlaces, proporcionar enlaces directos y asegurarse de que sean accesibles para el destinatario.
- Responder de manera oportuna. La prontitud en la respuesta a los correos electrónicos es clave para mantener una comunicación eficiente. En la medida de lo posible, se debe intentar responder a los correos electrónicos en un plazo razonable de tiempo, mostrando así consideración y compromiso con los demás participantes en la comunicación.
La recepción y el envío de comunicaciones a través del correo electrónico requieren habilidades específicas que pueden mejorar significativamente la productividad y la eficiencia en el entorno empresarial. Al aplicar las mejores prácticas, los participantes del curso podrán gestionar eficazmente sus correos electrónicos, promoviendo una comunicación clara, efectiva y profesional en su entorno laboral.
Procesos de la correspondencia: recepción, preparación, salida y archivo
El proceso de gestión de la correspondencia desempeña un papel fundamental en el funcionamiento eficiente de las instituciones. La correcta recepción, preparación, salida y archivo de la correspondencia aseguran una comunicación efectiva, organizada y rastreable tanto dentro como fuera de la institución. Este tema se centra en los procesos involucrados en la gestión de la correspondencia, brindando a los participantes las habilidades necesarias para llevar a cabo estas tareas de manera eficiente.
A continuación, se detallan los aspectos clave de cada etapa del proceso:
Recepción de correspondencia:
- Registro y clasificación. Al recibir la correspondencia, se debe llevar a cabo un registro adecuado, asignándole un número de seguimiento o código único. Además, es importante clasificar la correspondencia según su tipo y urgencia para priorizar su procesamiento.
- Verificación y distribución. Se debe realizar una verificación inicial de la correspondencia para asegurarse de que esté completa y en buen estado. Luego, se distribuye a los destinatarios correspondientes dentro de la institución.
Preparación de correspondencia:
- Revisión y análisis. Antes de enviar la correspondencia, se debe realizar una revisión exhaustiva para garantizar su precisión, claridad y coherencia. Esto implica verificar la gramática, ortografía y formato adecuado, así como asegurarse de que el contenido sea relevante y cumpla con los requisitos establecidos.
- Inclusión de documentación adicional. Si es necesario adjuntar documentos o formularios adicionales, se deben incluir de manera correcta y organizada.
- Etiquetado y direccionamiento. Cada documento debe etiquetarse adecuadamente con el nombre y cargo del remitente, así como con los datos del destinatario. Esto facilita la identificación y entrega correcta de la correspondencia.
Salida de correspondencia:
- Elección del medio de envío. Se debe seleccionar el medio de envío apropiado para cada tipo de correspondencia, ya sea físico o electrónico (correo postal, mensajería, correo electrónico, etc.). Se deben considerar factores como la urgencia, confidencialidad y costo.
- Seguimiento y confirmación de entrega. Si es posible, se puede establecer un sistema de seguimiento y confirmación de entrega para asegurarse de que la correspondencia llegue a su destinatario de manera oportuna y segura.
Archivo de correspondencia:
- Clasificación y almacenamiento: Una vez que la correspondencia ha sido procesada, se debe clasificar y almacenar de manera adecuada. Esto implica establecer un sistema de archivo eficiente, utilizando carpetas físicas o digitales, y categorizar la correspondencia de acuerdo con su tipo, fecha o tema.
- Retención y eliminación: Se deben establecer políticas y plazos de retención de correspondencia para cumplir con los requisitos legales y organizativos. Además, es importante identificar y eliminar de manera segura la correspondencia obsoleta o innecesaria para mantener un archivo ordenado y libre de documentos innecesarios.
Dominar estos procesos de gestión de correspondencia permite una comunicación fluida, organizada y rastreable en una institución. Además, asegura que la correspondencia se procese de manera eficiente, se entregue correctamente y se archive de manera adecuada, lo que facilita la recuperación de información y contribuye a una gestión documental eficaz.
Examen de comprensión lectora
Instrucciones de participación
- Lee cuidadosamente las preguntas. Asegúrate de leer cuidadosamente cada pregunta y considerar todas las respuestas antes de seleccionar la correcta.
- Responde las preguntas. Una vez que hayas leído las preguntas, podrás comenzar a responder las preguntas del examen.
- Revisa tus respuestas. Antes de enviar el examen, asegúrate de revisar tus respuestas para asegurarte de que hayas respondido correctamente todas las preguntas.
- Envía el examen. Una vez que hayas revisado tus respuestas, puedes enviar el examen. Recuerda que una vez enviado, no podrás hacer cambios.
- Revisa tus resultados. Una vez completado el examen, podrás revisar tus resultados y verificar tus respuestas correctas e incorrectas. Es importante tener en cuenta que los resultados del examen se utilizarán para evaluar tu comprensión del tema.
Examen:
Actividad de aprendizaje autónoma
Instrucciones
Para resolver la actividad de aprendizaje autónoma, debes seguir los siguientes pasos:
- Lee las instrucciones. Es importante que leas cuidadosamente las instrucciones de la actividad antes de comenzar, ya que estas incluyen información importante sobre el objetivo y las tareas a realizar.
- Desarrolla la actividad. Una vez que hayas leído las instrucciones, debes desarrollar la actividad siguiendo las pautas establecidas. Asegúrate de cumplir con los requisitos y desarrollar la actividad con el fin de fortalecer la competencia que ya alcanzaste.
- Revisa tu trabajo. Antes de concluir la actividad, asegúrate de revisar tu trabajo para asegurarte de que hayas cumplido con los requisitos y de que el trabajo está completo.
- No es necesario entregar la actividad ya que es una actividad autónoma y solamente es de apoyo para fortalecer la competencia adquirida. Sin embargo, si deseas puedes guardar una copia de la misma para tu referencia.
Actividad
Realiza las siguientes actividades de manera autónoma para aplicar los conceptos aprendidos en el curso. No es necesario enviar los resultados a un tutor o plataforma, ya que esta actividad tiene como objetivo el refuerzo personal de los conocimientos adquiridos.
Identificación de modalidades y soportes de comunicación:
a) Enumera tres modalidades de comunicación oficial utilizadas en las instituciones públicas.
b) Menciona tres ejemplos de soportes utilizados para la comunicación oficial en formato físico.
c) Nombra tres ventajas de la comunicación electrónica en comparación con la comunicación física.
Clasificación de correspondencia:
a) Clasifica las siguientes comunicaciones por su contenido: circular informativa, informe de gestión, solicitud de presupuesto, invitación a evento.
b) Clasifica las siguientes comunicaciones por su soporte: carta impresa, correo electrónico, fax, telegrama.
Recepción y envío de comunicaciones a través de e-mail:
a) Describe tres mejores prácticas para una recepción efectiva de correos electrónicos.
b) Explica la importancia de responder en un plazo razonable de tiempo a los correos electrónicos recibidos.
Procesos de correspondencia:
a) Enumera los pasos necesarios para preparar una correspondencia antes de enviarla.
b) Menciona dos medios de envío utilizados para la salida de la correspondencia.
Reflexión personal:
Reflexiona sobre la importancia de una gestión adecuada de la correspondencia en las instituciones públicas y cómo los conceptos y habilidades adquiridos en este curso pueden contribuir a mejorar tu desempeño profesional. Escribe un breve párrafo compartiendo tus reflexiones.