Curso en línea: Automatización de documentos para la oficina, nivel básico

Instrucciones de participación

Te damos la más cordial bienvenida al microcurso en línea denominado Curso en línea: Automatización de documentos para la oficina, nivel básico, el cual tiene un enfoque pedagógico basado en el microaprendizaje. Este curso está diseñado para proporcionar una experiencia formativa a corto plazo y enfocada en un tema específico. Al no tener una fecha de inicio ni de término establecida, está disponible en todo momento y es de acceso abierto.

Se espera que desarrolles el curso de forma autogestiva, es decir, asumiendo la responsabilidad y el control de tu propio aprendizaje. Para comenzar, te recomendamos que leas cuidadosamente la competencia del curso, el resumen y el contenido didáctico que lo conforma. Este curso es una implementación automatizada, por lo que no hay servicio de tutoría.

Una vez hayas concluido la lectura crítica del contenido didáctico, tendrás la posibilidad de llevar a cabo el examen de comprensión lectora para evaluar tu aprendizaje. También te sugerimos que desarrolles la actividad de aprendizaje autónoma, aunque recuerda que esta actividad no será revisada ni enviada a través de la plataforma.

Esperamos que disfrutes y aprendas mucho en este curso. Si tienes alguna pregunta o duda, por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Acerca de este curso:

• Duración estimada del curso: 5 horas. Sin embargo, debido a que el curso es autogestivo, la duración real dependerá del ritmo y tiempo de aprendizaje de cada participante.
• Nivel: Básico.

¿Para quién es esta experiencia de aprendizaje?

La experiencia de aprendizaje se dirige a un público amplio y diverso que incluye:

• Administrativos y asistentes administrativos que deseen mejorar su eficiencia en la creación de documentos de oficina.
• Estudiantes y recién graduados que deseen mejorar sus habilidades informáticas y habilidades laborales.
• Gerentes y ejecutivos que necesiten crear y presentar informes y presentaciones de manera más eficiente.
• Personas con habilidades informáticas de nivel básico o intermedio que buscan mejorar sus habilidades en el uso de Word, Excel y PowerPoint para la automatización de documentos.
• Profesionales que trabajan en cualquier entorno de oficina y buscan mejorar su productividad en la creación de documentos y presentaciones.

Competencia del curso

Aplicar herramientas en Word, Excel y PowerPoint para automatizar diversos documentos de uso común en el ámbito laboral.

Fundamentación del curso

La automatización de documentos para la oficina es una habilidad valiosa en el ámbito laboral, ya que permite a los empleados trabajar de manera más eficiente y productiva al reducir el tiempo y los esfuerzos necesarios para crear documentos y presentaciones. Este curso en línea autogestivo y automatizado, denominado «Automatización de documentos para la oficina, nivel básico», tiene como objetivo proporcionar a los participantes las herramientas necesarias para automatizar diversos documentos de uso común en el ámbito laboral utilizando Word, Excel y PowerPoint.

El curso consta de cuatro temas principales. En el primero, los participantes aprenderán a utilizar la combinación de correspondencia de Word para crear cartas y correos electrónicos personalizados para una audiencia específica. En el segundo, los participantes aprenderán a crear formularios de captura utilizando Word, lo que les permitirá recopilar datos fácilmente y generar informes detallados. En el tercer tema, los participantes aprenderán a manejar listas de datos básicas en Excel, lo que les permitirá crear hojas de cálculo eficientes y fácilmente modificables. En el cuarto tema, los participantes aprenderán a crear presentaciones interactivas utilizando PowerPoint, lo que les permitirá hacer presentaciones más interesantes y participativas para su audiencia.

Al final del curso, los participantes serán capaces de aplicar estas herramientas en Word, Excel y PowerPoint para automatizar diversos documentos de uso común en el ámbito laboral. Esto les permitirá trabajar de manera más eficiente y productiva, lo que a su vez puede mejorar la calidad del trabajo y aumentar la satisfacción laboral. Además, el curso es autogestivo y automatizado, lo que significa que los participantes pueden aprender a su propio ritmo y en su propio horario, lo que los hace más accesibles y fáciles de incorporar a su vida laboral y personal.

Desarrollo del tema

Combinación de correspondencia con Word

La combinación de correspondencia con Word es una herramienta muy útil para crear documentos personalizados, como cartas o correos electrónicos, que contienen información específica para cada destinatario. Esta herramienta permite fusionar una plantilla de documento con una lista de datos, para crear múltiples versiones personalizadas del mismo documento en un solo proceso.

A continuación, te presento cómo utilizar la herramienta de Combinación de correspondencia en Word, paso a paso:

1. Crear una plantilla de documento. La primera etapa consiste en crear una plantilla de documento que servirá como base para cada una de las cartas o correos electrónicos personalizados. Esta plantilla debe incluir los elementos fijos del documento, como encabezados, pies de página, gráficos, etc.
2. Crear una lista de datos. La segunda etapa consiste en crear una lista de datos que contiene la información que se usará para personalizar cada documento. La lista debe estar organizada en columnas y debe contener una fila para cada destinatario, y una columna para cada campo de datos que se utilizará en el documento personalizado.
3. Combinar la plantilla y la lista de datos. La tercera etapa es combinar la plantilla de documento con la lista de datos, para crear múltiples versiones personalizadas del mismo documento en un solo proceso. Para ello, se debe utilizar la herramienta de Combinación de correspondencia en Word.
4. Previsualizar y revisar los documentos personalizados. La cuarta etapa consiste en previsualizar y revisar los documentos personalizados creados a partir de la combinación de la plantilla y la lista de datos. Esto permitirá detectar y corregir cualquier error o problema antes de enviar las cartas o correos electrónicos personalizados.

Algunos consejos adicionales para utilizar la herramienta de Combinación de correspondencia con Word de manera efectiva incluyen:

• Asegurarse de que la lista de datos esté completa y sea precisa antes de combinarla con la plantilla de documento.
• Utilizar campos de combinación en la plantilla de documento para indicar dónde se insertará la información de cada destinatario. Por ejemplo, se puede insertar un campo de combinación para el nombre del destinatario en el saludo inicial de la carta.
• Personalizar el contenido del documento para cada destinatario tanto como sea posible. Esto puede incluir la personalización del saludo, el contenido del cuerpo de la carta o correo electrónico, y la firma final.
• Realizar una prueba de la combinación de correspondencia antes de enviar las cartas o correos electrónicos personalizados a los destinatarios. Esto permitirá detectar y corregir cualquier error o problema antes de que se envíen los documentos personalizados.

En conclusión, la herramienta de Combinación de correspondencia en Word es una herramienta poderosa y útil para crear documentos personalizados de manera eficiente y efectiva. Al seguir los pasos mencionados anteriormente, podrás utilizar esta herramienta para crear múltiples versiones personalizadas del mismo documento en un solo proceso, lo que te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo en la creación de documentos personalizados.

Formularios de captura con Word

Los formularios de captura en Word son una herramienta útil para recolectar información de manera organizada y sistemática. Estos formularios pueden ser utilizados para una variedad de propósitos, como encuestas, formularios de registro, solicitudes de información y mucho más. 

En esta lección, aprenderemos cómo crear y utilizar formularios de captura en Word, paso a paso.

1. Crear un nuevo documento en Word. La primera etapa es crear un nuevo documento en Word. Asegúrate de seleccionar el tipo de documento «Formulario» en la sección «Nuevo documento» o ir a la pestaña «Archivo» y seleccionar «Nuevo» y posteriormente «Formularios en blanco».
2. Agregar campos de formulario. La segunda etapa consiste en agregar campos de formulario al documento. Los campos de formulario pueden incluir texto, cuadros de verificación, botones de opción, menús desplegables, etc. Para agregar un campo de formulario, debes hacer clic en la pestaña «Desarrollador» en la cinta de opciones, seleccionar el tipo de campo que deseas agregar y arrastrar el campo a la ubicación deseada en el documento.
3. Configurar los campos de formulario. La tercera etapa consiste en configurar los campos de formulario para que se ajusten a tus necesidades. Esto puede incluir la personalización del texto de los campos, la asignación de opciones para botones de opción o menús desplegables, y la especificación de los valores de los campos de texto.
4. Proteger el formulario. La cuarta etapa es proteger el formulario para que los usuarios solo puedan introducir información en los campos de formulario y no puedan editar el resto del documento. Para proteger el formulario, haz clic en la pestaña «Desarrollador» en la cinta de opciones, selecciona «Proteger formulario» y sigue las instrucciones en pantalla.
5. Guardar el formulario. La última etapa es guardar el formulario como un documento independiente. Asegúrate de guardar el formulario con un nombre descriptivo y en una ubicación fácilmente accesible.

Además de los pasos mencionados anteriormente, a continuación se presentan algunos consejos adicionales para crear y utilizar formularios de captura en Word de manera efectiva:

1. Utiliza campos de formulario apropiados. Es importante seleccionar el tipo correcto de campo de formulario para cada tipo de información que deseas recolectar. Por ejemplo, los campos de texto son útiles para recolectar información de texto, mientras que los botones de opción o los menús desplegables son útiles para recolectar información en forma de opciones.
2. Proporciona instrucciones claras. Es importante proporcionar instrucciones claras y concisas para los usuarios que completarán el formulario. Esto puede incluir instrucciones sobre cómo completar campos específicos, qué información se debe proporcionar y cualquier otra información relevante.
3. Prueba el formulario antes de distribuirlo. Es importante probar el formulario antes de distribuirlo a los usuarios para asegurarte de que funcione correctamente y que todos los campos se pueden completar adecuadamente. Realiza una prueba exhaustiva para asegurarte de que el formulario esté listo para ser utilizado.
4. Considera la privacidad de los datos. Si estás recolectando información sensible, asegúrate de considerar la privacidad de los datos. Esto puede incluir la adopción de medidas de seguridad adicionales para proteger la información recolectada y asegurarte de que la información solo se utilice para los fines previstos.

En conclusión, los formularios de captura en Word son una herramienta útil para recolectar información de manera organizada y sistemática. Al seguir los pasos mencionados anteriormente, podrás crear y utilizar formularios de captura en Word para una variedad de propósitos, como encuestas, formularios de registro, solicitudes de información y mucho más. Recuerda personalizar los campos de formulario para que se ajusten a tus necesidades y proteger el formulario para que los usuarios solo puedan introducir información en los campos de formulario y no puedan editar el resto del documento.

Manejo básico de listas de datos con Excel

Excel es una herramienta muy útil para el manejo y análisis de datos, y una de las funciones más utilizadas es la creación y manejo de listas de datos. A continuación, se presentan los pasos básicos para crear y manejar una lista de datos en Excel:

1. Crear una lista. Para crear una lista de datos, simplemente escribe la información en las celdas de la hoja de cálculo. Es importante que cada columna contenga un tipo específico de información y que cada fila corresponda a un registro único. También es importante que la lista tenga un encabezado que describa cada columna.
2. Dar formato a la lista. Para dar formato a la lista, selecciona todas las celdas de la lista y utiliza las herramientas de formato de Excel para darle estilo y mejorar la legibilidad.
3. Ordenar la lista. Para ordenar la lista por un campo específico, selecciona toda la lista y utiliza la herramienta «Ordenar» de Excel. Puedes ordenar la lista en orden ascendente o descendente.
4. Filtrar la lista. Para filtrar la lista por un campo específico, utiliza la herramienta «Filtro» de Excel. Esto te permitirá ocultar temporalmente los registros que no cumplan con ciertos criterios, lo que facilitará el análisis de la información.
5. Agregar y eliminar registros. Para agregar un nuevo registro a la lista, simplemente escribe la información en una nueva fila debajo del último registro. Para eliminar un registro existente, selecciona la fila correspondiente y utiliza la herramienta «Eliminar fila» de Excel.
6. Utilizar fórmulas. Excel también te permite utilizar fórmulas para realizar cálculos con los datos de la lista. Para utilizar fórmulas, simplemente escribe la fórmula en una celda vacía y utiliza referencias de celda para hacer referencia a los datos de la lista.

Algunas otras técnicas útiles para el manejo de listas de datos en Excel:

1. Validación de datos. La validación de datos permite restringir los valores que se pueden ingresar en una celda. Por ejemplo, puedes restringir la entrada de datos a un rango de fechas específico o a una lista de opciones predefinidas. Para agregar una validación de datos, selecciona la celda o el rango de celdas y utiliza la herramienta «Validación de datos» de Excel.
2. Tablas dinámicas. Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar grandes cantidades de datos en una tabla resumida. Las tablas dinámicas te permiten agrupar, sumarizar y filtrar los datos de la lista de manera eficiente y eficaz. Para crear una tabla dinámica, selecciona la lista y utiliza la herramienta «Tabla dinámica» de Excel.
3. Funciones de búsqueda. Las funciones de búsqueda te permiten buscar y recuperar datos de una lista en función de ciertos criterios. Por ejemplo, la función «BUSCARV» te permite buscar un valor específico en una lista y recuperar el valor correspondiente de otra columna. Las funciones de búsqueda son muy útiles para analizar grandes cantidades de datos y obtener información específica de la lista.
4. Formato condicional. El formato condicional te permite dar formato a las celdas en función de ciertos criterios. Por ejemplo, puedes dar formato a las celdas en rojo si un valor es menor que cero o en verde si un valor es mayor que un valor específico. El formato condicional es muy útil para resaltar ciertos valores o patrones en la lista.
5. Gráficos. Los gráficos te permiten visualizar los datos de la lista de manera clara y concisa. Excel te ofrece una variedad de gráficos para elegir, como gráficos de barras, gráficos de líneas y gráficos circulares. Los gráficos son muy útiles para presentar información de manera visual y para identificar patrones y tendencias en los datos.

En conclusión, el manejo básico de listas de datos con Excel es una habilidad fundamental para cualquier persona que trabaje con datos en el ámbito laboral. Con esta habilidad, es posible almacenar, organizar, analizar y visualizar grandes cantidades de información de manera más eficiente y efectiva. Además de los pasos básicos para el manejo de listas de datos en Excel, existen varias técnicas adicionales, como la validación de datos, las tablas dinámicas, las funciones de búsqueda, el formato condicional y los gráficos, que pueden mejorar aún más la productividad y la capacidad de análisis. En resumen, el manejo de listas de datos en Excel es una habilidad esencial para cualquier persona que busque mejorar su eficiencia y capacidad analítica en el ámbito laboral.

Presentaciones interactivas

Las presentaciones interactivas son una forma innovadora y efectiva de transmitir información y mantener el interés de la audiencia durante una presentación. A continuación, se presentan algunos elementos clave para crear una presentación interactiva en PowerPoint:

• Hiperenlaces. Los hiperenlaces son una forma de conectar diferentes diapositivas en una presentación y permitir a la audiencia navegar por ellas de manera no lineal. Por ejemplo, puedes crear un hiperenlace que lleve a una diapositiva específica para profundizar en un tema en particular, o crear un hiperenlace que lleve a una página web relacionada con la presentación. Para crear un hiperenlace, selecciona el texto o el objeto al que deseas agregar el hiperenlace y utiliza la herramienta «Insertar hiperenlace» de PowerPoint.
• Vídeos y animaciones. Los vídeos y las animaciones son una forma efectiva de mantener el interés de la audiencia y transmitir información de manera clara y concisa. Por ejemplo, puedes crear una animación que muestre cómo funciona un proceso o un vídeo que muestre una demostración de un producto. Para agregar un vídeo o una animación, utiliza la herramienta «Insertar vídeo» o «Insertar animación» de PowerPoint.
• Encuestas y preguntas. Las encuestas y las preguntas son una forma efectiva de involucrar a la audiencia y recopilar información valiosa. Por ejemplo, puedes crear una encuesta para obtener comentarios sobre la presentación o hacer preguntas a la audiencia para verificar su comprensión. Para crear una encuesta o una pregunta, utiliza la herramienta «Insertar forma» de PowerPoint.
• Interacciones táctiles. Las interacciones táctiles, como los botones y los deslizadores, son una forma efectiva de permitir a la audiencia interactuar con la presentación y personalizar su experiencia. Por ejemplo, puedes crear un botón que permita a la audiencia seleccionar entre diferentes temas o crear un deslizador que permita a la audiencia ajustar el tamaño del texto. Para agregar interacciones táctiles, utiliza la herramienta «Insertar forma» de PowerPoint.
• Comentarios en tiempo real. Los comentarios en tiempo real permiten a la audiencia proporcionar comentarios y hacer preguntas durante la presentación. Por ejemplo, puedes utilizar una herramienta de chat en vivo para permitir que la audiencia haga preguntas o proporcionar un formulario en línea para recopilar comentarios. Para agregar comentarios en tiempo real, utiliza una herramienta de terceros o crea un formulario en línea.

Existen otras técnicas y herramientas que se pueden utilizar para crear presentaciones interactivas en PowerPoint. A continuación, se presentan algunas de ellas:

• Diapositivas interactivas. Las diapositivas interactivas son una forma de agregar elementos interactivos directamente en una diapositiva, en lugar de simplemente agregar hiperenlaces a otras diapositivas. Por ejemplo, puedes crear una diapositiva interactiva que permita a la audiencia hacer clic en diferentes partes de una imagen para obtener más información sobre cada una. También puedes crear una diapositiva interactiva que permita a la audiencia arrastrar y soltar elementos para personalizar la presentación.
• Juegos y actividades. Los juegos y las actividades son una forma efectiva de involucrar a la audiencia y hacer que la presentación sea más divertida e interactiva. Por ejemplo, puedes crear un juego de preguntas y respuestas que permita a la audiencia competir para ver quién puede responder más preguntas correctamente. También puedes crear una actividad en la que la audiencia tenga que arrastrar y soltar elementos para resolver un problema o completar una tarea.
• Realidad virtual y aumentada. La realidad virtual y aumentada son herramientas avanzadas que permiten crear experiencias de presentación más inmersivas e interactivas. Por ejemplo, puedes utilizar la realidad virtual para permitir a la audiencia explorar un producto o lugar en 3D, o utilizar la realidad aumentada para superponer información adicional en una imagen o un objeto real.
• Plataformas de presentación en línea. Las plataformas de presentación en línea, como Prezi o Haiku Deck, son herramientas que permiten crear presentaciones interactivas en línea y compartirlas con la audiencia. Estas plataformas ofrecen características adicionales, como la capacidad de agregar audio y video, crear presentaciones colaborativas en tiempo real y hacer que las presentaciones sean accesibles desde cualquier dispositivo.

En conclusión, las presentaciones interactivas son una herramienta efectiva para involucrar a la audiencia y hacer que la presentación sea más interesante y memorable. Para crear presentaciones interactivas en PowerPoint, se pueden utilizar diversas técnicas y herramientas, como diapositivas interactivas, juegos y actividades, realidad virtual y aumentada, y plataformas de presentación en línea. Al combinar estas herramientas con un diseño atractivo y un contenido claro y conciso, se puede lograr una presentación que sea efectiva para comunicar ideas y mensajes clave.

Examen de comprensión lectora

Instrucciones de participación

1. Lee cuidadosamente las preguntas. Asegúrate de leer cuidadosamente cada pregunta y considerar todas las respuestas antes de seleccionar la correcta.
2. Responde las preguntas. Una vez que hayas leído las preguntas, podrás comenzar a responder las preguntas del examen.
3. Revisa tus respuestas. Antes de enviar el examen, asegúrate de revisar tus respuestas para asegurarte de que hayas respondido correctamente todas las preguntas.
4. Envía el examen. Una vez que hayas revisado tus respuestas, puedes enviar el examen. Recuerda que una vez enviado, no podrás hacer cambios.
5. Revisa tus resultados. Una vez completado el examen, podrás revisar tus resultados y verificar tus respuestas correctas e incorrectas. Es importante tener en cuenta que los resultados del examen se utilizarán para evaluar tu comprensión del tema.

Examen:

Actividad de aprendizaje autónoma

Instrucciones

Para resolver la actividad de aprendizaje autónoma, debes seguir los siguientes pasos:

• Lee las instrucciones. Es importante que leas cuidadosamente las instrucciones de la actividad antes de comenzar, ya que estas incluyen información importante sobre el objetivo y las tareas a realizar.
• Desarrolla la actividad. Una vez que hayas leído las instrucciones, debes desarrollar la actividad siguiendo las pautas establecidas. Asegúrate de cumplir con los requisitos y desarrollar la actividad con el fin de fortalecer la competencia que ya alcanzaste.
• Revisa tu trabajo. Antes de concluir la actividad, asegúrate de revisar tu trabajo para asegurarte de que hayas cumplido con los requisitos y de que el trabajo está completo.
• No es necesario entregar la actividad ya que es una actividad autónoma y solamente es de apoyo para fortalecer la competencia adquirida. Sin embargo, si deseas puedes guardar una copia de la misma para tu referencia.

Actividad

Combinación de correspondencia con Word:

• Crea una lista de contactos con solo 5 nombres y direcciones de correo electrónico.
• Posteriormente, crea una carta modelo en Word, utilizando campos de combinación de correspondencia para personalizar la carta con el nombre y apellido de cada contacto.
• Incluye un campo adicional de combinación de correspondencia para insertar automáticamente el nombre de la empresa o organización de cada contacto.
• Realiza  la combinación de correspondencia para generar una carta personalizada para cada contacto en la lista y verificar que los datos se hayan insertado correctamente.

Posteriormente, elabora un formulario de captura con Word:

• Crea un formulario de solicitud de empleo utilizando diferentes tipos de campos, como campos de texto, casillas de verificación y botones de opción.
• Utiliza herramientas de diseño y formato para personalizar el formulario y hacerlo más atractivo.
• Prueba el formulario para asegurarse de que funciona correctamente y recopilar datos.

Una vez realizadas las actividades anteriores, realiza un ejercicio de manejo básico de listas de datos con Excel:

• Descarga un archivo de datos en formato CSV desde una fuente en línea, como un sitio web gubernamental o una organización sin fines de lucro.
• Importa el archivo CSV en Excel y utilizar las herramientas de filtrado y ordenamiento para explorar los datos.
• Utiliza la herramienta «Validación de datos» para crear una lista desplegable en una celda que permita seleccionar solo ciertos valores de una columna determinada en el archivo CSV.