Instrucciones de participación
Te damos la más cordial bienvenida al microcurso en línea denominado Archivonomía, nivel intermedio, el cual tiene un enfoque pedagógico basado en el microaprendizaje. Este curso está diseñado para proporcionar una experiencia formativa a corto plazo y enfocada en un tema específico. Al no tener una fecha de inicio ni de término establecida, está disponible en todo momento y es de acceso abierto.
Se espera que desarrolles el curso de forma autogestiva, es decir, asumiendo la responsabilidad y el control de tu propio aprendizaje. Para comenzar, te recomendamos que leas cuidadosamente la competencia del curso, el resumen y el contenido didáctico que lo conforma. Este curso es una implementación automatizada, por lo que no hay servicio de tutoría.
Una vez hayas concluido la lectura crítica del contenido didáctico, tendrás la posibilidad de llevar a cabo el examen de comprensión lectora para evaluar tu aprendizaje. También te sugerimos que desarrolles la actividad de aprendizaje autónoma, aunque recuerda que esta actividad no será revisada ni enviada a través de la plataforma.
Esperamos que disfrutes y aprendas mucho en este curso. Si tienes alguna pregunta o duda, por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Acerca de este curso:
- Duración estimada del curso: 5 horas. Sin embargo, debido a que el curso es autogestivo, la duración real dependerá del ritmo y tiempo de aprendizaje de cada participante.
- Nivel: Intermedio.
¿Para quién es esta experiencia de aprendizaje?
La experiencia de aprendizaje se dirige a un público amplio y diverso que incluye:
- Empresarios y emprendedores interesados en mejorar la gestión documental de sus empresas.
- Estudiantes de Archivonomía, Biblioteconomía, Historia y carreras afines.
- Funcionarios públicos responsables de la gestión de documentos y archivos en instituciones gubernamentales.
- Personas interesadas en conocer los fundamentos de la Archivonomía y aprender técnicas y herramientas para la gestión de archivos en su vida cotidiana.
- Profesionales que trabajan en el ámbito de la gestión documental y la administración de archivos.
Competencia del curso
Comprender el concepto de organización y los factores que influyen, con enfoque a la administración de los archivos de trámite, concentración e histórico.
Fundamentación del curso
La Archivonomía es una disciplina que se encarga de estudiar la gestión y administración de los archivos en sus distintas etapas. El curso en línea autogestivo y automatizado denominado Archivonomía, nivel intermedio, tiene como objetivo general que los estudiantes comprendan el concepto de organización y los factores que influyen en la gestión de los archivos de trámite, concentración e histórico.
El curso se compone de cinco temas que abarcan los aspectos esenciales de la administración de archivos. El primero de ellos se enfoca en la correspondencia y el control de gestión, donde se aborda la importancia de la gestión documental para la eficacia y eficiencia de las organizaciones.
El segundo tema se refiere al archivo de trámite, el cual se encarga de la gestión de los documentos en su fase activa. En este apartado se aborda la clasificación de los documentos y las técnicas para su gestión.
El tercer tema se enfoca en el archivo de concentración, donde se tratan los documentos que ya no son utilizados con frecuencia pero que aún se requieren para la operación de la organización.
El cuarto tema se centra en el archivo histórico, que se encarga de la gestión de los documentos que ya han cumplido su ciclo de vida activo y que tienen valor permanente para la organización y la sociedad.
Por último, el quinto tema se enfoca en los instrumentos de descripción y control archivística, que permiten el acceso y la gestión adecuada de los documentos en los archivos.
El curso es de nivel intermedio, lo que significa que los estudiantes deben tener conocimientos previos en el ámbito de la Archivonomía. Con este curso, se busca profundizar en los temas esenciales para la gestión y administración de archivos, y brindar herramientas y técnicas que permitan una gestión adecuada de los documentos. Además, al ser un curso en línea autogestivo y automatizado, los estudiantes pueden aprender a su propio ritmo y en función de sus necesidades y disponibilidad de tiempo.
Desarrollo del tema
Correspondencia y control de gestión
La correspondencia es una de las herramientas más utilizadas en la gestión de los documentos de una organización. Se refiere a la comunicación que se establece entre las personas que forman parte de la organización o entre la organización y sus diferentes stakeholders. La gestión adecuada de la correspondencia es fundamental para garantizar la eficiencia y eficacia de los procesos internos de la organización.
El control de gestión, por su parte, se enfoca en la medición y evaluación del desempeño de la organización y en la toma de decisiones para mejorar su desempeño. La correspondencia es una herramienta clave en el control de gestión, ya que permite obtener información valiosa sobre el desempeño de diferentes áreas y procesos de la organización.
A continuación, se presentan los aspectos clave de la correspondencia y su relación con el control de gestión:
Gestión de la correspondencia
La gestión de la correspondencia se refiere al conjunto de actividades que se realizan para controlar y administrar la correspondencia de una organización. Esto incluye la identificación, registro, clasificación, distribución y seguimiento de la correspondencia. Es importante establecer políticas y procedimientos claros para garantizar la eficiencia y eficacia en la gestión de la correspondencia.
Clasificación de la correspondencia
La clasificación de la correspondencia es un proceso que permite la organización y el control de los documentos que se reciben o emiten en una organización. La clasificación permite asignar una categoría o un código a cada documento, lo que facilita su identificación y localización posterior. La clasificación de la correspondencia puede ser manual o automatizada, y su estructura puede variar según las necesidades y características de la organización. Existen diferentes criterios de clasificación de la correspondencia, algunos de los más comunes son:
- Según el origen: se clasifica la correspondencia según la persona o entidad que la emite, como clientes, proveedores, organismos públicos, entre otros.
- Según el destino: se clasifica la correspondencia según la persona o entidad que la recibe, como departamentos, secciones o unidades de la organización.
- Según la temática: se clasifica la correspondencia según el tema o contenido del documento, como facturas, contratos, informes, entre otros.
- Según la naturaleza: se clasifica la correspondencia según su grado de confidencialidad, su importancia o su urgencia, lo que permite establecer plazos y procedimientos específicos para su gestión.
Además, es importante tener en cuenta que la clasificación de la correspondencia debe realizarse de manera sistemática y coherente, de tal forma que se facilite su recuperación posterior. Para ello, se pueden utilizar herramientas como tablas de clasificación o árboles jerárquicos que permitan establecer una estructura clara y ordenada para la clasificación de la correspondencia.
Control de gestión a través de la correspondencia
El control de gestión a través de la correspondencia se refiere al seguimiento y control de los documentos que se reciben y envían en una organización, con el objetivo de garantizar que se cumplan los objetivos y metas establecidos. La correspondencia es una herramienta clave para el control de gestión, ya que permite el registro y la documentación de las actividades realizadas en la organización, así como el seguimiento de las tareas y procesos en curso.
El control de gestión a través de la correspondencia puede implicar diferentes actividades, entre las que se destacan las siguientes:
- Registro y seguimiento de la correspondencia: se trata de la identificación y registro de todos los documentos que se reciben o emiten en la organización, y su posterior seguimiento para asegurar que se cumplan los plazos y objetivos establecidos.
- Asignación de responsabilidades: el control de gestión a través de la correspondencia implica la asignación de responsabilidades a los diferentes departamentos o personas encargadas de recibir, procesar y responder la correspondencia.
- Control de la calidad de la respuesta: el control de gestión a través de la correspondencia también implica el control de la calidad de la respuesta que se da a los documentos recibidos, asegurando que se dé una respuesta completa y satisfactoria a los remitentes.
- Gestión de los plazos y tiempos de respuesta: el control de gestión a través de la correspondencia implica también el control de los plazos y tiempos de respuesta establecidos para cada tipo de documento, asegurando que se cumplan los acuerdos y compromisos establecidos.
Para llevar a cabo un adecuado control de gestión a través de la correspondencia, es necesario contar con un sistema de gestión documental que permita la identificación, registro, seguimiento y control de los documentos que se reciben y envían en la organización. Este sistema debe ser capaz de generar alertas y recordatorios para garantizar que se cumplan los plazos y objetivos establecidos, y debe contar con herramientas que permitan el análisis y la evaluación de los resultados obtenidos.
En conclusión, la correspondencia y el control de gestión son dos elementos fundamentales en la gestión documental de cualquier organización. La correspondencia es una herramienta clave para la documentación de las actividades realizadas y el seguimiento de los procesos en curso, mientras que el control de gestión a través de la correspondencia permite el seguimiento y control de los documentos que se reciben y envían en la organización, garantizando que se cumplan los objetivos y metas establecidos. Para llevar a cabo una gestión documental eficiente, es necesario contar con sistemas y herramientas adecuados que permitan la identificación, registro, seguimiento y control de la correspondencia, así como la generación de alertas y recordatorios y la evaluación de los resultados obtenidos.
Archivo de trámite
El archivo de trámite es uno de los tres tipos de archivos que conforman el sistema de gestión documental de una organización. Este archivo se encarga de la recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento y control de los documentos que se generan y reciben en la organización en el desarrollo de sus actividades diarias.
En este archivo se incluyen los documentos que se utilizan para la gestión de los procesos administrativos, financieros, operativos y técnicos de la organización, tales como facturas, cotizaciones, contratos, órdenes de compra, informes, memorandos, entre otros.
La importancia del archivo de trámite radica en que permite el seguimiento y control de los procesos y actividades en curso, así como la toma de decisiones en función de la información contenida en los documentos. Además, facilita el acceso a la información por parte de los distintos usuarios y áreas de la organización, lo que contribuye a la optimización de los procesos y la reducción de tiempos y costos.
La organización del archivo de trámite se realiza de acuerdo con los principios archivísticos, tales como la ordenación, clasificación, descripción y valoración de los documentos. Para ello, se pueden utilizar diferentes sistemas de clasificación, tales como el alfabético, numérico, temático, geográfico, cronológico, entre otros, dependiendo de las necesidades y características de la organización.
Además, es importante contar con herramientas y sistemas de gestión documental que permitan la identificación, registro, seguimiento y control de los documentos que se manejan en el archivo de trámite, así como la generación de alertas y recordatorios y la evaluación de los resultados obtenidos.
En resumen, el archivo de trámite es un elemento clave en la gestión documental de cualquier organización, ya que permite el seguimiento y control de los procesos y actividades en curso, así como el acceso a la información por parte de los distintos usuarios y áreas de la organización. Su correcta organización y gestión contribuyen a la optimización de los procesos y la toma de decisiones informadas.
Archivo de concentración
El archivo de concentración es uno de los tres tipos de archivos que conforman el sistema de gestión documental de una organización. Este archivo se encarga de recibir, agrupar y conservar aquellos documentos que tienen una duración de uso temporal y que han dejado de ser activos para la organización, pero que aún tienen valor administrativo, jurídico o histórico.
En este archivo se incluyen documentos como expedientes de proyectos finalizados, informes, estadísticas, registros contables, entre otros, que deben ser conservados por un tiempo determinado antes de ser eliminados o trasladados al archivo histórico.
La importancia del archivo de concentración radica en que permite la conservación y protección de aquellos documentos que han dejado de ser activos, pero que aún tienen valor administrativo, jurídico o histórico. Además, garantiza el acceso a la información por parte de los distintos usuarios y áreas de la organización que lo requieran, sin afectar el funcionamiento de los procesos y actividades en curso.
La organización del archivo de concentración se realiza de acuerdo con los principios archivísticos, tales como la ordenación, clasificación, descripción y valoración de los documentos. Para ello, se pueden utilizar diferentes sistemas de clasificación, tales como el alfabético, numérico, temático, geográfico, cronológico, entre otros, dependiendo de las necesidades y características de la organización.
Además, es importante contar con herramientas y sistemas de gestión documental que permitan la identificación, registro, seguimiento y control de los documentos que se manejan en el archivo de concentración, así como la generación de alertas y recordatorios y la evaluación de los resultados obtenidos.
Cuenta algunos aspectos importantes. En primer lugar, es fundamental contar con un espacio físico adecuado y seguro que permita la conservación de los documentos en buenas condiciones y a salvo de posibles daños o pérdidas. Este espacio debe contar con sistemas de control de humedad, temperatura y ventilación, así como medidas de seguridad que eviten el acceso no autorizado a los documentos.
En segundo lugar, es necesario establecer una política clara y detallada sobre la conservación y eliminación de los documentos en el archivo de concentración, de manera que se garantice su adecuada gestión y control en todo momento. Para ello, se deben establecer plazos de conservación y valoración de los documentos, y se debe llevar un registro detallado de los mismos.
Por último, es importante que los responsables del archivo de concentración cuenten con una formación adecuada en gestión documental y en los principios archivísticos que rigen la organización de los documentos, así como en el uso de las herramientas y sistemas de gestión documental disponibles.
En conclusión, el archivo de concentración es un elemento clave en la gestión documental de cualquier organización, ya que permite la conservación y protección de aquellos documentos que han dejado de ser activos, pero que aún tienen valor administrativo, jurídico o histórico. Su correcta organización y gestión son fundamentales para garantizar el acceso a la información por parte de los distintos usuarios y áreas de la organización, así como para la optimización de los procesos y la toma de decisiones.
Archivo histórico
El archivo histórico es aquel que alberga la documentación generada y recibida por una organización, institución o entidad a lo largo de su historia, y que se considera de valor permanente y significativo para la memoria y la identidad de la misma. Estos documentos son conservados no solo por su valor administrativo o jurídico, sino también por su valor histórico, cultural y social.
El archivo histórico es un componente importante del patrimonio documental de una organización y su gestión y conservación son fundamentales para la preservación de la memoria colectiva y la investigación histórica. Algunos de los documentos que pueden encontrarse en un archivo histórico son actas, memorias, expedientes, fotografías, mapas, planos, libros, cartas, diarios, entre otros.
La gestión del archivo histórico requiere una serie de procedimientos específicos, como la identificación, clasificación, descripción, valoración y selección de los documentos, para garantizar su adecuada conservación y accesibilidad. Es fundamental llevar a cabo una planificación adecuada de la gestión del archivo, establecer políticas y normas claras sobre la gestión documental y contar con un equipo especializado en la gestión y preservación de documentos.
El acceso a los documentos del archivo histórico es fundamental para la investigación, la divulgación y la educación. Por ello, es importante garantizar su accesibilidad mediante la digitalización y la difusión a través de distintas plataformas y medios. Además, es necesario establecer medidas de seguridad y confidencialidad para la protección de los documentos y su información sensible.
En resumen, el archivo histórico es un componente clave del patrimonio documental de una organización y su gestión y conservación son fundamentales para preservar la memoria colectiva y la investigación histórica. La identificación, clasificación, descripción, valoración, selección y acceso a los documentos son procedimientos fundamentales para su adecuada gestión.
Instrumentos de descripción y control archivística
Los instrumentos de descripción y control archivístico son herramientas fundamentales para la gestión y conservación de documentos en un archivo. Estos instrumentos permiten la identificación, descripción y organización de los documentos, facilitando su acceso y consulta.
Entre los instrumentos de descripción y control archivístico más comunes se encuentran:
- Inventario. Es una lista detallada de los documentos que se encuentran en el archivo. El inventario puede estar organizado por serie, subserie, fecha o cualquier otro criterio que se considere relevante para la organización de los documentos.
- Catálogo. Es un instrumento de descripción que permite el acceso a los documentos de manera más detallada. En un catálogo se describen los documentos en términos de su contenido, autor, fecha, lugar de creación y otros elementos relevantes.
- Cuadro de clasificación. Es una herramienta de organización de los documentos en función de su naturaleza, origen y uso. El cuadro de clasificación establece las diferentes series y subseries que se utilizan en el archivo y su relación jerárquica.
- Tablas de retención documental. Son instrumentos que establecen los plazos de retención de los documentos en función de su valor administrativo, legal o histórico. Las tablas de retención documental son importantes para la gestión de la documentación, ya que permiten la eliminación o transferencia de documentos que ya no son necesarios para la organización.
- Instrumentos de control de préstamos. Son herramientas que permiten el control de los documentos que son prestados a los usuarios del archivo. Estos instrumentos pueden incluir listas de préstamos, fichas de préstamos o sistemas informatizados que permitan la gestión de préstamos.
- Normas de descripción. Son guías que establecen los criterios y estándares para la descripción de los documentos. Las normas de descripción son fundamentales para garantizar la homogeneidad y la calidad en la descripción de los documentos.
La utilización de los instrumentos de descripción y control archivístico es fundamental para la gestión y conservación adecuada de los documentos en un archivo. Estos instrumentos permiten la organización y la descripción de los documentos, facilitando su acceso y consulta. Además, la aplicación de normas y estándares permite una mayor homogeneidad y calidad en la gestión documental.
Examen de comprensión lectora
Instrucciones de participación
- Lee cuidadosamente las preguntas. Asegúrate de leer cuidadosamente cada pregunta y considerar todas las respuestas antes de seleccionar la correcta.
- Responde las preguntas. Una vez que hayas leído las preguntas, podrás comenzar a responder las preguntas del examen.
- Revisa tus respuestas. Antes de enviar el examen, asegúrate de revisar tus respuestas para asegurarte de que hayas respondido correctamente todas las preguntas.
- Envía el examen. Una vez que hayas revisado tus respuestas, puedes enviar el examen. Recuerda que una vez enviado, no podrás hacer cambios.
- Revisa tus resultados. Una vez completado el examen, podrás revisar tus resultados y verificar tus respuestas correctas e incorrectas. Es importante tener en cuenta que los resultados del examen se utilizarán para evaluar tu comprensión del tema.
Examen:
Actividad de aprendizaje autónoma
Instrucciones
Para resolver la actividad de aprendizaje autónoma, debes seguir los siguientes pasos:
- Lee las instrucciones. Es importante que leas cuidadosamente las instrucciones de la actividad antes de comenzar, ya que estas incluyen información importante sobre el objetivo y las tareas a realizar.
- Desarrolla la actividad. Una vez que hayas leído las instrucciones, debes desarrollar la actividad siguiendo las pautas establecidas. Asegúrate de cumplir con los requisitos y desarrollar la actividad con el fin de fortalecer la competencia que ya alcanzaste.
- Revisa tu trabajo. Antes de concluir la actividad, asegúrate de revisar tu trabajo para asegurarte de que hayas cumplido con los requisitos y de que el trabajo está completo.
- No es necesario entregar la actividad ya que es una actividad autónoma y solamente es de apoyo para fortalecer la competencia adquirida. Sin embargo, si deseas puedes guardar una copia de la misma para tu referencia.
Actividad
Elaboración de un inventario documental
- Selecciona un conjunto de documentos de su elección, como puede ser los documentos personales, documentos de una empresa ficticia, documentos de una organización sin fines de lucro, entre otros.
- Realiza una clasificación y ordenación preliminar de los documentos seleccionados.
- Elabora un cuadro de clasificación que incluya la estructura de los documentos, es decir, su jerarquía y la forma en que están organizados.
- Elabora un inventario documental que incluya información detallada de cada uno de los documentos seleccionados, como por ejemplo: título, fecha, origen, destinatario, tipo de documento, entre otros datos relevantes.
- Finalmente, reflexiona sobre la importancia de la gestión documental en la organización y preservación de la memoria histórica.