Curso en línea: Archivonomía, nivel avanzado

Instrucciones de participación

Te damos la más cordial bienvenida al microcurso en línea denominado Archivonomía, nivel avanzado, el cual tiene un enfoque pedagógico basado en el microaprendizaje. Este curso está diseñado para proporcionar una experiencia formativa a corto plazo y enfocada en un tema específico. Al no tener una fecha de inicio ni de término establecida, está disponible en todo momento y es de acceso abierto.

Se espera que desarrolles el curso de forma autogestiva, es decir, asumiendo la responsabilidad y el control de tu propio aprendizaje. Para comenzar, te recomendamos que leas cuidadosamente la competencia del curso, el resumen y el contenido didáctico que lo conforma. Este curso es una implementación automatizada, por lo que no hay servicio de tutoría.

Una vez hayas concluido la lectura crítica del contenido didáctico, tendrás la posibilidad de llevar a cabo el examen de comprensión lectora para evaluar tu aprendizaje. También te sugerimos que desarrolles la actividad de aprendizaje autónoma, aunque recuerda que esta actividad no será revisada ni enviada a través de la plataforma.

Esperamos que disfrutes y aprendas mucho en este curso. Si tienes alguna pregunta o duda, por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Acerca de este curso:

• Duración estimada del curso: 5 horas. Sin embargo, debido a que el curso es autogestivo, la duración real dependerá del ritmo y tiempo de aprendizaje de cada participante.
• Nivel: Avanzado.

¿Para quién es esta experiencia de aprendizaje?

La experiencia de aprendizaje se dirige a un público amplio y diverso que incluye:

• Estudiantes y egresados de carreras relacionadas con la gestión de documentos y archivos, que desean complementar su formación académica y tener una visión más amplia y actualizada de la archivonomía.
• Empresas y organizaciones privadas que requieren conocer las mejores prácticas para la gestión y organización de archivos, para garantizar la protección de la información de la empresa y cumplir con la normativa vigente.
• Funcionarios públicos que requieren conocer la normatividad y regulaciones que rigen la gestión de los archivos en el marco de la administración pública.
• Profesionales y técnicos de archivos en entidades públicas y privadas que necesitan actualizar y profundizar sus conocimientos en la gestión de archivos.

Competencia del curso

Conocer el marco general obligatorio para la organización, preservación, salvaguarda, consulta y difusión de los archivos que están bajo su custodia, garantizando el acceso a la información pública.

Fundamentación del curso

La gestión adecuada de los archivos es fundamental para el acceso a la información pública y la transparencia en la gestión de las entidades públicas y privadas. La archivonomía es la disciplina que se encarga de la organización, preservación, salvaguarda, consulta y difusión de los archivos. Por lo tanto, se hace necesario contar con un conocimiento profundo y actualizado de la normativa archivística y los estándares internacionales para poder garantizar una gestión eficiente de los archivos y un acceso adecuado a la información pública.

El objetivo general del curso «Archivonomía, nivel avanzado» es dotar a los participantes de los conocimientos necesarios para aplicar el marco legal y normativo obligatorio en la gestión de los archivos, así como también los estándares internacionales y nacionales que regulan la organización, preservación, salvaguarda, consulta y difusión de los mismos.

En el curso se abordarán temas de gran relevancia como el marco legal que regula la gestión de los archivos, la normatividad archivística que establece las directrices para la organización y gestión de los archivos, las normas nacionales que se deben seguir en la gestión de los archivos y los estándares internacionales que establecen las mejores prácticas para la gestión de los archivos.

Además, se abordará el diseño del local para los archivos, que es un aspecto clave para la preservación adecuada de los documentos y la protección de la información que contienen. El curso permitirá a los participantes contar con herramientas y conocimientos necesarios para diseñar y adecuar los locales destinados a la custodia de archivos, garantizando así una gestión adecuada de los mismos.

En resumen, el curso «Archivonomía, nivel avanzado» es una herramienta fundamental para todos aquellos profesionales que trabajan en la gestión y administración de archivos, ya que les permitirá conocer y aplicar el marco legal y normativo obligatorio en la gestión de los archivos, así como también los estándares internacionales y nacionales que regulan la organización, preservación, salvaguarda, consulta y difusión de los mismos. Con ello se asegura un acceso adecuado a la información pública y se garantiza la transparencia y eficiencia en la gestión de las entidades públicas y privadas.

Desarrollo del tema

Marco legal

El marco legal es uno de los temas más importantes y fundamentales en la gestión de los archivos, ya que establece las normas y regulaciones que deben seguirse en la gestión, organización, preservación, salvaguarda, consulta y difusión de los archivos. En esta lección, se abordarán las principales leyes y regulaciones que rigen la gestión de archivos en diversos países y su importancia en la gestión adecuada de los mismos.

En primer lugar, es importante destacar que la gestión de archivos está regulada por leyes y regulaciones tanto nacionales como internacionales. En muchos países, existen leyes específicas que regulan la gestión de archivos, como la Ley de Archivos en México, la Ley de Archivos y Documentos Administrativos en Colombia, la Ley de Archivos en Chile, la Ley de Archivos y Patrimonio Documental en España, entre otras. Estas leyes establecen las responsabilidades y obligaciones de las entidades públicas y privadas en la gestión de los archivos, así como también las sanciones y consecuencias en caso de incumplimiento.

A nivel internacional, existe la Convención de la UNESCO sobre la Protección del Patrimonio Cultural Subacuático, la Convención de la UNESCO para la Salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial, y la Convención de la UNESCO sobre la Protección y Promoción de la Diversidad de las Expresiones Culturales, que establecen las obligaciones de los países en la preservación y protección del patrimonio cultural y documental.

Además, en muchos países, existen regulaciones y normativas específicas que regulan la gestión de los archivos en el marco de la administración pública, como las políticas y directrices de las instituciones encargadas de la gestión de los archivos, como los archivos nacionales, estatales o municipales. Estas normativas establecen los procedimientos y directrices para la organización, preservación, salvaguarda, consulta y difusión de los archivos, así como también los requisitos técnicos que deben cumplirse en la gestión de los mismos.

Además de las leyes y regulaciones, también es importante mencionar que la gestión de los archivos debe estar en consonancia con los principios éticos y deontológicos que rigen la profesión de archivo. Estos principios se refieren a la integridad, confidencialidad, privacidad y protección de la información y datos personales contenidos en los archivos. Es importante que los profesionales y técnicos de archivo sean conscientes de estos principios y los apliquen en su trabajo diario, para garantizar la protección de la información y los derechos de las personas.

Otro aspecto a destacar en relación al marco legal es la importancia de la cooperación y colaboración entre las instituciones encargadas de la gestión de los archivos y otras instituciones, como los tribunales, las autoridades administrativas, las organizaciones de la sociedad civil, entre otras. Esta colaboración es esencial para garantizar el acceso a la información pública y la protección del patrimonio cultural y documental.

Por último, cabe destacar que la gestión de los archivos es una tarea que involucra a diferentes actores y disciplinas, como la archivonomía, la informática, la historia, la administración pública, entre otras. Por esta razón, es importante que la gestión de los archivos se realice de manera interdisciplinaria, y que los profesionales y técnicos de archivo trabajen de manera conjunta con otros expertos en las diferentes disciplinas, para garantizar una gestión adecuada y eficiente de los archivos.

En conclusión, la gestión de archivos está regulada por leyes y regulaciones tanto nacionales como internacionales, que establecen las obligaciones, responsabilidades y consecuencias en caso de incumplimiento en la gestión de los mismos. Por lo tanto, es fundamental para los profesionales y técnicos de archivos conocer y cumplir con estas regulaciones para garantizar una gestión adecuada y eficiente de los archivos y el acceso a la información pública.

Normatividad archivística

La normatividad archivística es un conjunto de normas, estándares, recomendaciones y directrices que regulan la gestión de los archivos. Estas normas se han creado con el fin de asegurar la preservación y accesibilidad de los documentos y registros, garantizando el cumplimiento de los principios archivísticos y los estándares internacionales.

En el ámbito internacional, la normatividad archivística se encuentra establecida por la UNESCO, que ha elaborado diversas recomendaciones y directrices para la gestión de los archivos y la preservación del patrimonio documental. Además, existen estándares internacionales para la descripción de los archivos, como el ISAD(G) (Norma Internacional General de Descripción Archivística) y el ISAAR(CPF) (Norma Internacional para los Registros de Autoridad Archivística), entre otros.

A nivel nacional, cada país cuenta con su propia normatividad archivística, que puede incluir leyes, reglamentos y directrices específicas para la gestión de los archivos. Es importante que los profesionales y técnicos de archivo conozcan la normatividad archivística vigente en su país, para poder aplicarla adecuadamente en la gestión de los archivos.

La normatividad archivística establece los procedimientos y requisitos para la organización, conservación, descripción, consulta y difusión de los archivos. Asimismo, establece los criterios para la selección y eliminación de documentos y la transferencia de los mismos a los archivos históricos. Todo ello con el fin de garantizar la preservación de los documentos y registros y el acceso a la información pública.

Asimismo, la normatividad archivística permite a los profesionales y técnicos de archivo conocer los criterios para la selección y eliminación de documentos, lo que resulta esencial para garantizar la eficiencia y eficacia en la gestión de los archivos y la optimización de los recursos disponibles.

Otro aspecto relevante en relación a la normatividad archivística es la importancia de la descripción archivística, que es el proceso mediante el cual se crea un registro descriptivo de los documentos contenidos en los archivos. La descripción archivística permite la identificación, localización y acceso a los documentos por parte de los usuarios y constituye un requisito fundamental para la organización y gestión de los archivos.

Por último, cabe destacar que la normatividad archivística se encuentra en constante evolución y actualización, en función de las nuevas tecnologías y las necesidades de la sociedad en relación a la gestión de los documentos y registros. Por esta razón, es importante que los profesionales y técnicos de archivo se mantengan actualizados y actualicen sus conocimientos de forma permanente, para poder aplicar las mejores prácticas y estar a la vanguardia en la gestión de los archivos.

En conclusión, la normatividad archivística es un conjunto de normas, estándares y directrices que regulan la gestión de los archivos y que permiten garantizar la preservación, organización, consulta y difusión de los documentos y registros bajo su custodia. Estos conocimientos son fundamentales para cualquier profesional o técnico en gestión de archivos, ya que les proporciona las herramientas y criterios necesarios para aplicar las mejores prácticas en la gestión de los archivos y asegurar el acceso a la información pública. Además, la normatividad archivística está en constante evolución, por lo que es importante mantenerse actualizado en todo momento y aplicar las mejores prácticas en la gestión de los archivos.

Normas nacionales

En el ámbito de la Archivonomía, las normas nacionales son un conjunto de criterios y directrices que establecen los lineamientos para la gestión de los archivos a nivel nacional. En México, el marco normativo en materia de archivos se encuentra establecido en la Ley General de Archivos y su Reglamento, así como en las Normas Técnicas Complementarias, emitidas por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), que establecen los criterios técnicos y metodológicos para la organización, descripción y preservación de los documentos.

Entre las principales normas nacionales que deben ser conocidas por los profesionales y técnicos de archivo se encuentran:

• La Ley General de Archivos. Esta ley establece las bases para la organización y conservación de los archivos en el país, así como para la protección de los derechos de acceso a la información pública.
• El Reglamento de la Ley General de Archivos. Este reglamento establece las disposiciones específicas para la aplicación de la Ley General de Archivos, incluyendo los procedimientos para la gestión, conservación y acceso a los archivos.
• Normas Técnicas Complementarias para la organización, descripción y conservación de los archivos. Estas normas establecen los criterios técnicos y metodológicos para la organización, descripción y preservación de los documentos, incluyendo la estructura y contenido de los instrumentos de descripción archivística.
• Normas Técnicas Complementarias para la digitalización de documentos. Estas normas establecen los criterios técnicos y metodológicos para la digitalización de documentos, incluyendo la calidad de la imagen y la resolución de los archivos digitales.
• Normas Técnicas Complementarias para la conservación de documentos digitales. Estas normas establecen los criterios técnicos y metodológicos para la conservación de los documentos digitales, incluyendo la preservación de la autenticidad y la integridad de los archivos digitales.

Es importante que los profesionales y técnicos de archivo conozcan estas normas nacionales, ya que les permiten aplicar los criterios y lineamientos establecidos en la ley para la gestión de los archivos, y garantizar el acceso a la información pública. Además, estas normas se encuentran en constante actualización, por lo que es necesario mantenerse actualizado en todo momento para aplicar las mejores prácticas en la gestión de los archivos.

Otra norma nacional relevante en México es la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la cual establece los criterios para la publicidad y el acceso a la información pública en el país. Esta ley es de gran importancia en la gestión de los archivos, ya que establece el derecho de los ciudadanos a acceder a la información pública, y por lo tanto, los archivos deben ser organizados y conservados de tal manera que sea posible garantizar el acceso a la información.

Además de las normas nacionales, existen también normas específicas para diferentes tipos de archivos, como por ejemplo, las normas para archivos históricos, para archivos de gestión y para archivos electrónicos. Estas normas son complementarias a las normas nacionales y permiten establecer criterios específicos para la gestión de los diferentes tipos de documentos y archivos.

En resumen, las normas nacionales son un conjunto de criterios y directrices que establecen los lineamientos para la gestión de los archivos a nivel nacional en México. Es fundamental que los profesionales y técnicos de archivo conozcan estas normas para aplicar las mejores prácticas en la gestión de los archivos y garantizar el acceso a la información pública. Además, es importante estar actualizados en todo momento, ya que las normas se encuentran en constante evolución y actualización.

Estándares internacionales para los archivos

Los estándares internacionales para los archivos son un conjunto de normas y directrices establecidas por organismos internacionales con el objetivo de establecer criterios comunes para la gestión de los archivos en todo el mundo. Estos estándares son importantes porque permiten una mayor colaboración y comunicación entre diferentes instituciones y países, y garantizan que los archivos sean gestionados de manera eficiente y efectiva, independientemente del lugar donde se encuentren.

Entre los estándares internacionales para los archivos, destaca la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD), la cual establece los criterios para la descripción de los documentos y la creación de los instrumentos de investigación para los archivos. También existe la Norma Internacional para la Descripción de Funciones (ISDF), que establece los criterios para la descripción de las funciones y actividades de las instituciones que producen y administran los documentos de archivo.

Otra norma internacional importante es la Norma de Preservación Digital (ISO 14721), que establece los criterios para la preservación de los documentos digitales a largo plazo. Esta norma es fundamental en la actualidad, ya que cada vez más documentos se encuentran en formato digital y es importante garantizar su preservación y accesibilidad en el futuro.

Además de estas normas, existen otras normas y directrices internacionales, como la Norma Internacional de Digitalización de Documentos (ISO 19005), la Norma Internacional de Gestión de Documentos (ISO 15489), entre otras.

Es importante destacar que estas normas y estándares internacionales no reemplazan a las normas nacionales y regionales, sino que las complementan. Los países pueden adoptar estas normas internacionales y adaptarlas a su contexto y realidad, para garantizar la mejor gestión de sus archivos.

Es fundamental que los profesionales y técnicos de archivo conozcan y apliquen estas normas y estándares internacionales en su trabajo, ya que esto permitirá una mayor colaboración y comunicación entre diferentes instituciones y países, y garantizará la preservación y acceso a la información de los documentos de archivo a largo plazo. Además, estos estándares y normas están en constante evolución y actualización, por lo que es importante mantenerse actualizado y conocer las últimas novedades y cambios en el ámbito de la gestión de los archivos.

En conclusión, los estándares internacionales para los archivos son una herramienta fundamental para la gestión eficiente y efectiva de los archivos a nivel global. Es importante que los profesionales y técnicos de archivo estén familiarizados con estas normas y directrices para poder aplicarlas en su trabajo y garantizar la preservación y acceso a la información de los documentos de archivo.

Diseño del local para los archivos

El diseño del local para los archivos es un aspecto fundamental para la adecuada gestión de los documentos y su preservación a largo plazo. El espacio destinado a los archivos debe ser planificado y diseñado de forma que garantice la seguridad, accesibilidad, comodidad y eficiencia en el manejo de los documentos.

Entre los aspectos que deben tenerse en cuenta en el diseño del local para los archivos, destacan los siguientes:

• Ubicación. El espacio destinado a los archivos debe estar ubicado en una zona segura, alejada de posibles riesgos, como inundaciones, terremotos, incendios, entre otros.
• Espacio suficiente. Es fundamental que el espacio destinado a los archivos tenga suficiente capacidad para albergar los documentos, teniendo en cuenta su crecimiento y la adición de nuevas colecciones.
• Seguridad. El espacio debe contar con medidas de seguridad adecuadas para prevenir el acceso no autorizado, como sistemas de seguridad electrónicos, cámaras de vigilancia, cerraduras especiales, entre otros.
• Condiciones ambientales. Es importante que el espacio tenga condiciones adecuadas de temperatura y humedad relativa para la preservación de los documentos.
• Iluminación. El espacio debe contar con iluminación adecuada para la consulta y manejo de los documentos, pero sin exponerlos a la luz directa del sol.
• Muebles y equipos. El espacio debe contar con muebles y equipos adecuados para el almacenamiento y manejo de los documentos, como estanterías, mesas de trabajo, equipos de climatización y ventilación, entre otros.

Además, es importante tener en cuenta que el diseño del local para los archivos debe ser planificado de acuerdo a las necesidades específicas de la institución o entidad que custodia los documentos. Por ejemplo, si se trata de archivos de una entidad gubernamental, es posible que se requiera un espacio adicional para la atención al público o para la realización de consultas.

En el caso de los archivos electrónicos, el diseño del espacio también es importante, ya que se requiere un adecuado equipamiento para el almacenamiento y respaldo de los datos, así como también medidas de seguridad para prevenir la pérdida de información.

Es importante destacar que el diseño del local para los archivos es una inversión a largo plazo, que permitirá garantizar la adecuada gestión y preservación de los documentos a lo largo del tiempo. Por lo tanto, es fundamental que se realice una planificación cuidadosa y exhaustiva, teniendo en cuenta las necesidades específicas de la institución y las mejores prácticas y estándares internacionales en el ámbito de la gestión de los archivos.

En resumen, el diseño del local para los archivos es un aspecto fundamental para garantizar la preservación y accesibilidad de los documentos a largo plazo. Los profesionales y técnicos de archivo están familiarizados con estos aspectos y se aseguran de que el espacio destinado a los archivos cumpla con los requisitos necesarios para su adecuada gestión y preservación.

Examen de comprensión lectora

Instrucciones de participación

1. Lee cuidadosamente las preguntas. Asegúrate de leer cuidadosamente cada pregunta y considerar todas las respuestas antes de seleccionar la correcta.
2. Responde las preguntas. Una vez que hayas leído las preguntas, podrás comenzar a responder las preguntas del examen.
3. Revisa tus respuestas. Antes de enviar el examen, asegúrate de revisar tus respuestas para asegurarte de que hayas respondido correctamente todas las preguntas.
4. Envía el examen. Una vez que hayas revisado tus respuestas, puedes enviar el examen. Recuerda que una vez enviado, no podrás hacer cambios.
5. Revisa tus resultados. Una vez completado el examen, podrás revisar tus resultados y verificar tus respuestas correctas e incorrectas. Es importante tener en cuenta que los resultados del examen se utilizarán para evaluar tu comprensión del tema.

Examen:

Actividad de aprendizaje autónoma

Instrucciones

Para resolver la actividad de aprendizaje autónoma, debes seguir los siguientes pasos:

• Lee las instrucciones. Es importante que leas cuidadosamente las instrucciones de la actividad antes de comenzar, ya que estas incluyen información importante sobre el objetivo y las tareas a realizar.
• Desarrolla la actividad. Una vez que hayas leído las instrucciones, debes desarrollar la actividad siguiendo las pautas establecidas. Asegúrate de cumplir con los requisitos y desarrollar la actividad con el fin de fortalecer la competencia que ya alcanzaste.
• Revisa tu trabajo. Antes de concluir la actividad, asegúrate de revisar tu trabajo para asegurarte de que hayas cumplido con los requisitos y de que el trabajo está completo.
• No es necesario entregar la actividad ya que es una actividad autónoma y solamente es de apoyo para fortalecer la competencia adquirida. Sin embargo, si deseas puedes guardar una copia de la misma para tu referencia.

Actividad

Análisis de la normatividad archivística en una institución pública

• Selecciona una institución pública de cualquier nivel de gobierno, por ejemplo, una alcaldía, una secretaría de estado o una entidad autónoma.
• Realiza una búsqueda de la normatividad archivística vigente que rige para la institución seleccionada. Esta búsqueda puede realizarse a través de internet, revisando la página web oficial de la institución, el sitio web del Archivo General de la Nación o la legislación correspondiente.
• Lee detenidamente la normatividad encontrada y elaborar una tabla comparativa que incluya:
  1. Nombre y número de la norma.
  2. Objetivo de la norma.
  3. Ámbito de aplicación.
  4. Requisitos y obligaciones que se deben cumplir en la gestión documental y en la administración de los archivos.
• Analiza la tabla comparativa y elabora un informe en el que se destaquen los principales hallazgos y observaciones encontrados. En este informe se pueden incluir recomendaciones para mejorar la gestión documental y la administración de los archivos.