Instrucciones de participación
Te damos la más cordial bienvenida al microcurso en línea denominado Administración documental y acceso a la información, nivel intermedio, el cual tiene un enfoque pedagógico basado en el microaprendizaje. Este curso está diseñado para proporcionar una experiencia formativa a corto plazo y enfocada en un tema específico. Al no tener una fecha de inicio ni de término establecida, está disponible en todo momento y es de acceso abierto.
Se espera que desarrolles el curso de forma autogestiva, es decir, asumiendo la responsabilidad y el control de tu propio aprendizaje. Para comenzar, te recomendamos que leas cuidadosamente la competencia del curso, el resumen y el contenido didáctico que lo conforma. Este curso es una implementación automatizada, por lo que no hay servicio de tutoría.
Una vez hayas concluido la lectura crítica del contenido didáctico, tendrás la posibilidad de llevar a cabo el examen de comprensión lectora para evaluar tu aprendizaje. También te sugerimos que desarrolles la actividad de aprendizaje autónoma, aunque recuerda que esta actividad no será revisada ni enviada a través de la plataforma.
Esperamos que disfrutes y aprendas mucho en este curso. Si tienes alguna pregunta o duda, por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Acerca de este curso:
- Duración estimada del curso: 5 horas. Sin embargo, debido a que el curso es autogestivo, la duración real dependerá del ritmo y tiempo de aprendizaje de cada participante.
- Nivel: Intermedio.
¿Para quién es esta experiencia de aprendizaje?
La experiencia de aprendizaje se dirige a un público amplio y diverso que incluye:
- Estudiantes de carreras relacionadas con la administración, la gestión documental, la archivística y la información.
- Personal de oficinas, departamentos y áreas que manejen y gestionen documentos, ya sea en empresas privadas, instituciones gubernamentales o organizaciones sin fines de lucro.
- Personas que deseen adquirir conocimientos y habilidades para implementar y gestionar un sistema de gestión documental en su organización.
- Profesionales de la administración pública y privada que están interesados en mejorar sus habilidades y conocimientos en el manejo y gestión de documentos.
Competencia del curso
Analizar conceptos y principios de los archivos de la administración pública y los elementos, procesos y componentes de la gestión documental, para tener una perspectiva clara de la interacción entre la información pública y el proceso de gestión documental en las actividades que desarrolla en la organización donde presta sus servicios.
Fundamentación del curso
La administración documental y el acceso a la información son temas cruciales para cualquier organización pública o privada. La gestión de documentos es una actividad compleja que requiere conocimientos y habilidades específicas para asegurar la preservación y el acceso a la información de manera eficiente.
Los temas del curso están diseñados para cubrir los aspectos más importantes de la gestión documental y el acceso a la información. En el primer tema, se abordarán las características del archivo, incluyendo su definición, objetivos y funciones. En el segundo tema, se analizarán los archivos de la administración pública, con un enfoque en los aspectos legales, normativos y organizativos. El tercer tema se centrará en los documentos, sus soportes y la agrupación de los mismos, y en el cuarto se analizarán los conceptos de expediente, archivo e información, así como su relación con la gestión documental. Por último, en el quinto tema, se estudiará el ciclo vital de los documentos, desde su creación hasta su eliminación, pasando por las fases de conservación y acceso.
Además, el curso se desarrollará en línea y de manera autogestionada y automatizada, lo que significa que el participante podrá acceder a los contenidos y actividades en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Desarrollo del tema
El archivo y sus características
En esta lección, hablaremos sobre qué es un archivo, cuáles son sus funciones y objetivos, y cuáles son las características que definen a un archivo. En términos generales, un archivo es un conjunto de documentos que se han producido o recibido por una organización o persona, y que se han conservado para su uso posterior. El archivo es una herramienta importante para la gestión documental, ya que permite la preservación y acceso a la información histórica y documental de una organización o entidad.
Las funciones principales de un archivo son: la preservación y conservación de documentos, la identificación y selección de los documentos que se deben conservar, la descripción y clasificación de los documentos, y la prestación de servicios de consulta y acceso a la información contenida en los documentos.
Los objetivos del archivo son: garantizar la conservación y accesibilidad de la información, promover la transparencia y la rendición de cuentas, preservar la memoria histórica y documental de una organización, y apoyar el trabajo de los usuarios del archivo.
Ahora bien, ¿cuáles son las características que definen a un archivo? Estas son algunas de las características más importantes:
- Naturaleza orgánica: un archivo es un conjunto de documentos relacionados entre sí y que forman parte de un todo.
- Unicidad: los documentos que se encuentran en un archivo no se pueden encontrar en otro lugar.
- Inmutabilidad: los documentos que se encuentran en un archivo no pueden ser alterados o eliminados, salvo en casos excepcionales.
- Autenticidad: los documentos que se encuentran en un archivo son auténticos, es decir, son los documentos originales producidos por la organización.
- Valor probatorio: los documentos que se encuentran en un archivo tienen valor probatorio, es decir, pueden ser utilizados como prueba en un proceso legal o administrativo.
- Orden original: los documentos que se encuentran en un archivo deben conservarse en el orden original en que se produjeron.
En conclusión, el archivo es un elemento fundamental de la gestión documental, ya que permite la preservación y el acceso a los documentos para su uso posterior. Los archivos pueden contener una gran cantidad de información valiosa para la organización y para la sociedad en general, por lo que su adecuada gestión es fundamental para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación de la memoria histórica y documental.
Es importante tener en cuenta que el archivo no es simplemente un lugar donde se guardan documentos, sino que es un elemento dinámico que se adapta a las necesidades y requerimientos de la organización y de los usuarios. La gestión del archivo implica una planificación cuidadosa y sistemática, así como la definición de políticas y procedimientos que permitan una gestión adecuada de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Archivos de la administración pública
Los archivos de la administración pública son una fuente importante de información para la gestión de la administración pública, y su correcta gestión y preservación es esencial para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y la memoria histórica de la organización.
Un archivo de la administración pública es el conjunto de documentos producidos, recibidos y conservados por las entidades públicas en el ejercicio de sus funciones y competencias. Estos documentos pueden ser de diferentes tipos, como informes, correspondencia, expedientes, actas, entre otros.
La gestión de los archivos de la administración pública tiene un marco legal específico en cada país, y generalmente está regulada por leyes y normativas que establecen las obligaciones y responsabilidades de las entidades públicas en cuanto a la gestión documental y el acceso a la información.
Los archivos de la administración pública tienen varias funciones, entre las que destacan:
- La garantía de la transparencia y la rendición de cuentas de la administración pública, al permitir el acceso a la información que producen las entidades públicas.
- La preservación de la memoria histórica de la administración pública, al conservar los documentos que reflejan la gestión y el desarrollo de la entidad en el tiempo.
- El apoyo a la toma de decisiones, al proporcionar información y antecedentes que permiten evaluar la situación actual y planificar el futuro.
Es importante destacar que la gestión de los archivos de la administración pública no es una tarea sencilla, ya que implica la organización y conservación de grandes volúmenes de documentos, la clasificación y descripción de los mismos, la aplicación de técnicas de conservación preventiva, entre otros aspectos.
Además, es fundamental que los archivos de la administración pública sean accesibles al público en general, lo que implica la definición de políticas y procedimientos que permitan el acceso a la información contenida en los documentos, respetando en todo momento la privacidad y los derechos de terceros.
En resumen, los archivos de la administración pública son una fuente importante de información y memoria histórica de las entidades públicas. Su correcta gestión y preservación es fundamental para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y el acceso a la información por parte del público en general.
Documento, soporte y agrupación de documentos
Un documento es un objeto que contiene información registrada de manera permanente, ya sea en forma de texto, imagen, sonido o cualquier otro medio. Un documento puede ser creado en diferentes formatos, como papel, electrónico, fotográfico, entre otros.
El soporte es el medio físico en el que está registrado el documento. Por ejemplo, un documento puede estar en papel, en un archivo electrónico, en una película o en una grabación de sonido. La elección del soporte dependerá del tipo de documento, su uso y las condiciones de conservación.
La agrupación de documentos es el proceso de reunir documentos relacionados entre sí, ya sea por su tema, función, fecha, persona o entidad responsable, entre otros criterios. La agrupación de documentos es fundamental para la organización de los documentos y su posterior recuperación y uso.
Es importante tener en cuenta que la agrupación de documentos no es lo mismo que la clasificación de documentos. La clasificación es el proceso de asignar un código o etiqueta a cada documento, según una estructura jerárquica previamente definida. La agrupación, en cambio, es el proceso de reunir documentos relacionados entre sí, independientemente de su clasificación.
La agrupación de documentos puede realizarse de diferentes maneras, dependiendo del tipo de documento y de la organización que los genera. Algunas de las formas más comunes son:
- Por temas: agrupando documentos que tratan sobre un mismo tema o asunto.
- Por procesos: agrupando documentos que se relacionan con un mismo proceso administrativo o productivo.
- Por fechas: agrupando documentos que se produjeron en un mismo periodo de tiempo.
- Por personas o entidades responsables: agrupando documentos que fueron producidos o recibidos por una misma persona o entidad.
En conclusión, la adecuada gestión de los documentos, soportes y agrupaciones de documentos es fundamental para garantizar la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos y productivos en una organización. Una gestión documental eficiente permite la toma de decisiones informadas, el seguimiento de los proyectos y procesos, y la rendición de cuentas.
Es importante tener en cuenta que la gestión documental no es un proceso estático, sino que se adapta a las necesidades y requerimientos de la organización y de los usuarios. Por lo tanto, la gestión documental implica una planificación cuidadosa, la definición de políticas y procedimientos, y la atención a las necesidades y requerimientos de la organización y de los usuarios.
Expediente, archivo e información
Un expediente es el conjunto de documentos relacionados entre sí que se generan en el curso de un proceso administrativo o de un proyecto. En otras palabras, un expediente es una agrupación de documentos que se refieren a un mismo asunto o proyecto.
La gestión adecuada de los expedientes es fundamental para la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos. Esto se debe a que un expediente bien organizado y documentado permite una toma de decisiones más informada, un mejor seguimiento del progreso del proyecto y una mejor rendición de cuentas. El archivo, por su parte, es un conjunto de documentos que se han conservado para su uso posterior. Los archivos pueden contener expedientes, así como otros documentos que no se relacionan con un expediente en particular. La gestión de los archivos es fundamental para la preservación de la memoria histórica y documental de una organización, y para garantizar el acceso a la información por parte de los usuarios.
La información contenida en los expedientes y los archivos es fundamental para la toma de decisiones en la organización. Esta información puede ser utilizada para identificar tendencias, tomar decisiones informadas y realizar un seguimiento del progreso de los proyectos y procesos.
Es importante tener en cuenta que la información contenida en los expedientes y los archivos debe ser accesible a los usuarios que la necesitan, respetando en todo momento la privacidad y los derechos de terceros. Para garantizar el acceso a la información, es fundamental establecer políticas y procedimientos que permitan el acceso a la información contenida en los documentos, y que definan los roles y responsabilidades de los usuarios y del personal encargado de la gestión documental.
Ciclo vital de los documentos
El ciclo vital de los documentos es un proceso que describe las diferentes etapas por las que pasan los documentos desde su creación hasta su disposición final.
El ciclo vital de los documentos se divide generalmente en cinco etapas:
- Creación. Esta es la etapa en la que se produce el documento. El documento puede ser creado por un individuo o por una organización, y puede ser producido en diferentes formatos, como papel, electrónico, fotográfico, entre otros.
- Utilización. El documento es utilizado para llevar a cabo una tarea, como tomar una decisión, llevar a cabo un proceso administrativo, entre otros.
- Mantenimiento. En esta etapa, el documento es mantenido para su uso futuro. Esto puede incluir la organización y clasificación del documento en un expediente o archivo, así como la aplicación de técnicas de conservación preventiva para garantizar la preservación del documento.
- Disposición. Es momento de decidir qué hacer con el documento una vez que ya no es necesario para la organización. El documento puede ser eliminado, transferido a un archivo histórico o preservado como parte de la memoria institucional.
- Acceso. Se permite el acceso al documento por parte de los usuarios autorizados. Esto puede incluir la consulta del documento en una biblioteca o archivo, o la provisión de copias del documento a través de canales autorizados.
Es importante tener en cuenta que el ciclo vital de los documentos es un proceso continuo, y que cada documento pasará por todas las etapas en su vida útil. La gestión adecuada del ciclo vital de los documentos es fundamental para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación de la memoria histórica y documental de una organización.
La gestión del ciclo vital de los documentos implica la definición de políticas y procedimientos que establezcan las responsabilidades y los roles de los diferentes actores involucrados en la gestión documental, así como la aplicación de técnicas de conservación preventiva y la selección adecuada de los documentos a conservar.
En resumen, la gestión adecuada del ciclo vital de los documentos es fundamental para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación de la memoria histórica y documental de una organización. La gestión del ciclo vital de los documentos implica la definición de políticas y procedimientos, la selección adecuada de los documentos a conservar, la aplicación de técnicas de conservación preventiva y la definición de roles y responsabilidades de los diferentes actores involucrados en la gestión documental.
Examen de comprensión lectora
Instrucciones de participación
- Lee cuidadosamente las preguntas. Asegúrate de leer cuidadosamente cada pregunta y considerar todas las respuestas antes de seleccionar la correcta.
- Responde las preguntas. Una vez que hayas leído las preguntas, podrás comenzar a responder las preguntas del examen.
- Revisa tus respuestas. Antes de enviar el examen, asegúrate de revisar tus respuestas para asegurarte de que hayas respondido correctamente todas las preguntas.
- Envía el examen. Una vez que hayas revisado tus respuestas, puedes enviar el examen. Recuerda que una vez enviado, no podrás hacer cambios.
- Revisa tus resultados. Una vez completado el examen, podrás revisar tus resultados y verificar tus respuestas correctas e incorrectas. Es importante tener en cuenta que los resultados del examen se utilizarán para evaluar tu comprensión del tema.
Examen:
Actividad de aprendizaje autónoma
Instrucciones
Para resolver la actividad de aprendizaje autónoma, debes seguir los siguientes pasos:
- Lee las instrucciones. Es importante que leas cuidadosamente las instrucciones de la actividad antes de comenzar, ya que estas incluyen información importante sobre el objetivo y las tareas a realizar.
- Desarrolla la actividad. Una vez que hayas leído las instrucciones, debes desarrollar la actividad siguiendo las pautas establecidas. Asegúrate de cumplir con los requisitos y desarrollar la actividad con el fin de fortalecer la competencia que ya alcanzaste.
- Revisa tu trabajo. Antes de concluir la actividad, asegúrate de revisar tu trabajo para asegurarte de que hayas cumplido con los requisitos y de que el trabajo está completo.
- No es necesario entregar la actividad ya que es una actividad autónoma y solamente es de apoyo para fortalecer la competencia adquirida. Sin embargo, si deseas puedes guardar una copia de la misma para tu referencia.
Actividad
Identificación de documentos y archivos
- Prepara una lista de diferentes tipos de documentos y archivos, como facturas, contratos, informes, fotografías, entre otros.
- Selecciona un tipo de documento o archivo, y busca ejemplos de este tipo de documento en tu hogar, en la escuela o en tu lugar de trabajo.
- Identifica la información clave que se encuentra en cada uno de los documentos o archivos, como la fecha de creación, el remitente o destinatario, el propósito o la información contenida.
- Clasifica los documentos o archivos según su contenido y finalidad, y organízalos en categorías.
- Reflexiona sobre la importancia de la gestión documental para la organización, y cómo una adecuada gestión de los documentos puede mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos y productivos.